Actieve opvolging
Door actief de portefeuille van leningen (en/of beleggingen) op te volgen kan een lokaal bestuur mogelijks gebruik maken van opportuniteiten die zich aandienen tijdens de looptijd van de contracten om minder kosten te betalen of meer opbrengsten te ontvangen. Zowel het lokaal bestuur Merelbeke als de provincie Vlaams-Brabant volgen hun (leningen)portefeuille actief op. Actieve opvolging is zowel mogelijk in eigen beheer (al dan niet in kritische dialoog met banken) of op basis van bepaalde software.
- Goede praktijk van lokaal bestuur Merelbeke:
Om de lopende leningen eenvoudig te kunnen opvolgen beschikt de financieel directeur van Merelbeke over een gestructureerd overzicht in Excel (bijlage 1) met volgende parameters:
- De bankinstelling waar de lening werd aangegaan;
- Het kredietnummer;
- De eindvervaldag van de lening;
- Het resterende saldo van de lening;
- De periodiciteit van (de interval tussen) de renteherziening;
- De geldende rentevoet van de lening;
- De datum van de eerstvolgende renteherziening/indexatie;
- Of er buiten de eventuele voorziene intervallen van renteherziening ook de mogelijkheid bestaat om rentes te heronderhandelen zonder dat het bestuur alle intresten dient te betalen die tot het einde van de looptijd gekoppeld zijn aan de huidige rentevoet (ja/nee);
- Het soort lening (klassieke lening met mensualiteiten of vaste kapitaalsaflossingen, bulletlening met terugbetaling van het kapitaal op de eindvervaldag, …);
- De te betalen intresten op jaarbasis op basis van de huidige rentevoet
Parameters m.b.t. andere modaliteiten kunnen hier indien nodig aan worden toegevoegd.
Op basis van dit overzicht is duidelijk wanneer er voor welke leningen actie kan ondernomen worden om mogelijke opportuniteiten (bv. sneller aflossen, lagere rentevoet, ander type lening, …) te benutten en onnodige kosten te vermijden. Verschillende banken bieden de mogelijkheid om dergelijke gegevens uit hun software te exporteren of ontwikkelen die mogelijkheid. Het is dan aan het lokaal bestuur zelf om de gegevens van de banken te combineren.
Daarnaast kan er via een 2de Excel (bijlage 2) op basis van elke lening de totale jaarlijkse kapitaalsaflossingen en intresten voor de volgende jaren gesimuleerd worden om zo input te geven voor het meerjarenplan en ook legislatuur-overschrijdend de verdere horizon weer te geven.
- Goede praktijk van de provincie Vlaams Brabant:
De medewerkers van de financiële dienst van de provincie volgen de leningenportefeuille op in een softwareapplicatie. Maandelijks krijgen ze een rapport met daarin de actuele informatie over de leningen. Dit rapport bevat een kredietoverzicht van de lopende leningen, de transacties gekoppeld aan de leningen en de eigenschappen van de portefeuille. Daarnaast kunnen de medewerkers in de softwareapplicatie ook een detailanalyse maken over specifieke leningen. Op deze manier heeft de organisatie telkens een actueel overzicht van haar portefeuille en kan ze gepast en tijdig actie ondernemen.
Dit overzicht bestaat uit volgende parameters per lening:
- Referentie van de lening;
- Referentie van de bank;
- Kredietverlener;
- Resterend schuldsaldo;
- Resterende duur;
- Rentevoet;
- Volgende vervaldata;
- Bedrag volgende vervaldata;
- Jaar verwezenlijking (jaar dat lening is aangegaan);
- Oorspronkelijk bedrag;
- Renterisico.
Stappenplan voor implementatie
- Verzamel de informatie over alle lopende leningen;
- Selecteer uit deze lijst periodiek de leningen die verder geanalyseerd kunnen worden met het oog op een herziening;
- Actualiseer deze lijst vervolgens door systematisch de nieuwe leningen toe te voegen, de herziene leningen aan te passen en de volledig afgelopen leningen te schrappen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Zorg voor een uitgeschreven procedure en een aantal medewerkers die op de hoogte zijn van de procedure.
- Onderstreep het belang van een actief beheer van de leningenportefeuille.
- Informeer je bij een expert, de bankinstelling …
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Door onvoldoende zicht op de modaliteiten van de lopende leningen worden de mogelijkheden voor heronderhandelen of bijsturen van de leningen onvoldoende benut en worden onnodige kosten gemaakt.
- Door onvoldoende zicht op de resterende looptijden van leningen wordt de planning van geldstromen op lange termijn bemoeilijkt waardoor de kans op onvoorziene tekorten of overschotten toeneemt.
Contactpersoon
Financieel directeur Merelbeke
Frank Vanhove
09/ 210 32 02
Frank.vanhove@merelbeke.be
Financieel beheerder provincie Vlaams-Brabant
Céline Eynatten
016/26 72 20
celine.eynatten@vlaamsbrabant.be