Afsprakenkader beleidsmatige monitoring meerjarenplan
Het lokaal bestuur Heusden-Zolder legde voor de inhoudelijke (i.e. beleidsmatige) opvolging van en rapportering over de voortgang van het meerjarenplan (voortaan MJP) enkele heldere formele en informele afspraken vast. Deze afspraken zijn voornamelijk opgenomen in een opvolgingsprocedure van het meerjarenplan en een handleiding voor de opvolging van het meerjarenplan.
Hieronder geven we een korte toelichting over wat in het afsprakenkader werd opgenomen.
- De opvolgingsprocedure voor de meerjarenplanning
Deze formele procedure bevat afspraken over:
- de inhoudelijke monitoring van de opvolging van het MJP (bv. communicatie van het MJP binnen de verschillende clusters/ teams; wat er concreet moet opgevolgd worden (bv. de status van de acties) en hoe het MJP wordt opgevolgd (bv. opvolgingsdocument)).
- de rapportering van het MJP met een overzicht van wie, aan wie, wanneer moet rapporteren (bv. de teamverantwoordelijke rapporteert verplicht aan het clusteroverleg bij het kwartaaloverleg over de status van zijn of haar acties van het MJP op basis van een opvolgingsdocument).
- Handleiding opvolgingsdocument MJP
Deze handleiding geeft een toelichting over het gebruik van het opvolgingsdocument dat intern gebruikt wordt voor de beleidsmatige, tussentijdse opvolging van het MJP. Concreet bevat deze handleiding heldere richtlijnen over hoe het opvolgingsdocument dient gebruikt te worden (bv. hoe je het document kan raadplegen, hoe je kan selecteren op bepaalde acties). Dit maakt dat de hele organisatie op een uniforme en adequate manier het opvolgingsdocument gebruikt.
Daarnaast is er ook nog de afsprakennota tussen politiek en administratie, waarin enkele meer algemene afspraken vastliggen in verband met de beleids-voorbereiding, -opvolging en -evaluatie. Ook legde de organisatie afspraken vast over de timings van de aanpassing(en) van het meerjarenplan (zie ook goede praktijk Afsprakennota).
Door de invoering van deze afspraken is het voor iedereen in de organisatie duidelijk hoe het meerjarenplan dient opgevolgd te worden. Het maken van deze afspraken garandeert ook de continuïteit van de opvolging van het MJP. Bovendien heeft het lokaal bestuur twee verantwoordelijken aangesteld die de opvolging en naleving van de gemaakte afspraken intern opvolgen. Door toevoeging van afspraken rond de financiële opvolging van het MJP kan het lokaal bestuur zowel de inhoudelijke als financiële opvolging van het MJP optimaliseren.
Stappenplan voor implementatie
- De huidige situatie voor de opvolging van het MJP in kaart brengen: welke afspraken m.b.t. de monitoring van het MJP zijn er reeds?;
- Ontbrekende afspraken oplijsten (bv. afspraken met betrekking tot de opmaak van de opvolgingsrapportering);
- Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de opvolging van het MJP benoemen en formeel vastleggen inclusief een beschrijving van het bijhorende takenpakket;
- De gemaakte afspraken met betrekking tot de opvolging van het MJP centraal ter beschikking stellen van alle medewerkers;
- Nagaan of de gemaakte afspraken worden nageleefd (bv. verantwoordelijke aanstellen die waakt over de naleving van de afspraken m.b.t. het opvolgen van het MJP)en indien nodig bijsturen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Informatiebehoefte met betrekking tot de opvolging van het MJP in kaart brengen, bevragen van zowel managementteam als college om concreet de inhoud van de vast te leggen afspraken te bepalen (bv.. welke informatie moet het opvolgingsinstrument bevatten, hoe moet de opvolgingsrapportering opgebouwd zijn).
- Regelmatig evalueren van de vastgelegde afspraken en procedures en bijsturen indien nodig.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Een gebrek aan transparantie over de opvolging van het MJP leidt tot wantrouwen tussen het management en de politieke organen;
- De wijze waarop de opvolging van het MJP georganiseerd wordt, voldoet onvoldoende aan de informatiebehoeften die leven op de verschillende niveaus binnen de organisatie (MAT, college…);
- Het is onduidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft in het proces van opvolgen, rapporteren en bijsturen van het meerjarenplan;
- De opvolging van het MJP gebeurt niet conform de gemaakte afspraken.
Contactpersoon
Beleidsadviseur
Erik De Haes
011 80 80 95
erik.dehaes@heusden-zolder.be