chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Behandeling vorderingsstaten van overheidsopdrachten

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van De Haan
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Aankoopproces

    De technische dienst van het gemeentebestuur van De Haan houdt een overzicht bij van de data over de ontvangst, de goedkeuring en de verwerking per vorderingsstaat. Dit overzicht wordt vervolgens aan de financiële dienst bezorgd en ondertekend voor ontvangst.

    De gemeente gebruikt dit overzicht als een controlemiddel voor het bijhouden van de verificatietermijn van dertig dagen, waarna de factuur door de aannemer opgemaakt kan worden en de betalingstermijn van dertig dagen begint te lopen. Doordat werken vaak een lange doorlooptijd hebben, gebeurde het in het verleden dat de medewerkers van de technische dienst niet op de hoogte waren van welke vorderingsstaten in welke fase zaten (ontvangen, goedgekeurd, betaald …). Op basis van het overzicht kan de gemeente tijdig problemen identificeren en bijsturen waar nodig. Ook retroactief kan de organisatie hieruit lessen trekken ter verbetering van de samenwerking tussen de technische en de financiële dienst, opdat facturen tijdig betaald zouden worden.

    Stappenplan voor implementatie
    • De structuur voor het overzicht opstellen;
    • Een verantwoordelijke aanduiden voor het actualiseren van dit overzicht;
    • Het overzicht aan de financiële dienst laten bezorgen en laten ondertekenen voor ontvangst.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Het overzicht beheren op een gemeenschappelijke schijf.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Medewerkers van de technische dienst zijn niet op de hoogte van in welke fase de vorderingsstaten zitten (ontvangen, goedgekeurd, betaald …);
    • De organisatie betaalt de facturen niet tijdig met eventueel verwijlintresten en/of imagoschade als gevolg;
    • Budgetten zijn vroegtijdig op door een gebrek aan opvolging.

    Contactpersonen

    Technisch beleidsmedewerker dienst Openbaar Domein De Haan
    Carlos De Leye
    Tel: 059 24 21 15
    Gsm: 0475 52 77 49
    E-mail: carlos.deleye@dehaan.be

    Ingenieur-Afdelingshoofd Publieke Ruimte
    Eric Clarys
    Tel: 059 24 21 14
    Gsm: 0476 49 39 85
    E-mail: eric.clarys@dehaan.be

    Coördinator financiële dienst
    Gwenda Vanmarcke
    E-mail: gwenda.Vanmarcke@dehaan.be

    Financieel beheerder gemeente De Haan
    Bart Dewulf
    Tel: 059 24 21 24
    E-mail: bart.dewulf@dehaan.be