chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Beheer van (sleutel)processen

    Lokaal bestuur
    Moorslede
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Informatiebeheer, Organisatiebeheersing

    Het OCMW van Moorslede heeft een degelijke methodiek om haar (sleutel)processen te beheren. Hiervoor heeft de organisatie een overzicht van de processen per dienst. Het overzicht geeft ook aan of het proces al geactualiseerd is en wanneer dit geagendeerd werd op de raad.

    Heel wat processen zijn reeds uitgeschreven. Deze bieden de medewerkers een houvast bij het uitvoeren van taken en dragen bij tot de continuïteit van de dienstverlening.

    De diensten schrijven de processen uit in een vast sjabloon. Zo worden ze op uniforme wijze uitgeschreven. Er wordt ook aandacht besteed aan het inbouwen van controlepunten om de risico’s in het betreffende proces af te dekken. Als er een controle in een proces werd ingevoerd, wordt deze omschreven in het sjabloon.

    Het managementteam (MAT) finaliseert de uitgeschreven processen en zet deze om in een specifiek bestandsformaat (pdf). Het MAT bewaakt dus mee de kwaliteit en uniformiteit van de uitgeschreven processen en eventuele controlepunten.

    Op het algemeen overleg met de administratie worden de gefinaliseerde processen geagendeerd.

    Opmerking van Audit Vlaanderen: de uitgeschreven processen (zie downloads) zijn toegevoegd bij wijze van voorbeeld. Het doorlichten ervan maakte geen deel uit van de uitgevoerde audit door Audit Vlaanderen. 

    Stappenplan voor implementatie
    • Maak een overzicht van de processen per dienst;
    • Ontwikkel een vast sjabloon om de processen uit te schrijven;
    • Voorzie ruimte in het sjabloon om controlepunten op te nemen binnen het betreffende proces;
    • Laat de processen nakijken door het MAT om de uniformiteit te bewaken;
    • Communiceer de gefinaliseerde processen binnen de organisatie.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Stel een verantwoordelijke aan die het uitschrijven en de actualisatie van de processen coördineert;
    • Houdt het uitschrijven van processen levendig binnen de organisatie door hier de nodige aandacht aan te schenken (controle actualisatie, agendering op MAT, communicatie binnen organisatie).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie komt in de problemen bij het onverwacht langdurig uitvallen van medewerkers;
    • Het uitwerken van de (sleutel)processen gebeurt ongecoördineerd en versnipperd waardoor er energie verloren gaat;
    • Processen worden niet up-to-date gehouden;
    • Belangrijke zaken lopen verkeerd omdat de organisatie onvoldoende bezig is met of kennis heeft over de risico’s die zich kunnen voordoen;
    • Procesbeschrijvingen worden tussentijds gewijzigd zonder validatie door het management;
    • Medewerkers zijn onvoldoende bezig met de risico’s van hun opdrachten, waardoor zich incidenten voordoen.

    Contactpersonen

    Geert Leenknecht – secretaris OCMW Moorslede

    geert.leenknecht@ocmwmoorslede.be - tel. 051 57 60 74