chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Centrale opvolging uitgaven per werk

    Lokaal bestuur
    Laarne
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen

    Het gemeentebestuur van Laarne volgt de uitgaven van de lopende werken met vorderingsstaten op in een programma ter ondersteuning voor het aanvatten en beheren van overheidsopdrachten. Daarnaast houdt de financiële dienst van deze grote werken met vorderingsstaten een globaal overzicht in een spreadsheet bij als dubbelcheck en met het oog op de financiële opvolging.

    In de spreadsheet worden per werk volgende gegevens opgenomen: het gegunde bedrag, de datum van gunning, het voorziene bedrag voor de erelonen, het factuurbedrag van de opeenvolgende vorderingsstaten, de verrekeningen, de meerwerken en de erelonen, en de datum van de voorlopige en definitieve oplevering.

    De spreadsheet is gemakkelijk bij te houden en geeft een overzichtelijke weergave van de lopende (grote) projecten. Deze werkwijze biedt volgende voordelen:

    • Er is steeds een financiële stand van zaken beschikbaar van de grote lopende projecten en dit per individueel werk;
    • Het overzicht helpt bij de opmaak van het investeringsbudget (cf. de verdeling in het kader van de meerjarenplanning);
    • Het overzicht is een hulpmiddel bij de afsluiting van de jaarrekening (cf. af te sluiten investeringsenveloppes - specifiek de laatste factuur van de erelonen dient in het oog gehouden te worden);
    • Het overzicht biedt ondersteuning bij de liquiditeitenplanning;
    • Het overzicht is een hulpmiddel bij het bewaken dat toegekende subsidies op tijd aangevraagd worden;
    • Met behulp van het overzicht kunnen de grenzen die bepaald zijn in de wetgeving met betrekking tot overheidsopdrachten alsook deze van het dagelijks bestuur vastgesteld door de gemeenteraad, mee bewaakt worden;
    • Dankzij dit overzicht kan de gemeente ook tijdig actie ondernemen ingeval van bijkomende uitgaven (aanvullende werken / meerwerken).

    Opmerking van Audit Vlaanderen:
    Dit is een goede praktijk wanneer de financiële opvolging van individuele werken niet mogelijk is met de (standaard)rapportages beschikbaar in de boekhoudsoftware en/of in de software die wordt gebruikt voor het ondersteunen van de overheidsopdrachten.

    Stappenplan voor implementatie
    • Elke vorderingsstaat op het college agenderen;
    • Aan de hand van de notulen van het college een overzicht bijhouden met de grote werken waarvoor opeenvolgende vorderingsstaten zullen ontvangen worden.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het budget van werken wordt overschreden doordat de uitgaven niet worden opgevolgd;
    • Bij aanvullende werken / meerwerken wordt niet tijdig ingegrepen om het nodige budget te voorzien of een nieuwe procedure op te starten.

    Contactpersonen

    Financieel beheerder gemeente
    Carine Raes
    Tel: 09 365 46 31
    E-mail: financieel_beheerder@laarne.be