Checklist voor het beheersen van een goed procesverloop
Om het omgevingsvergunningenproces op een meer gestructureerde en uniforme manier te doorlopen, maakte het lokaal bestuur Menen een checklist. Deze checklist gebruiken de medewerkers bij volgende processtappen:
- Nagaan van de ontvankelijk- en volledigheid;
- Inwinnen van adviezen;
- Uitvoeren van het openbaar onderzoek.
De betrokken dienst gebruikt deze checklist vanaf het onderzoek op de ontvankelijk- en volledigheid van een omgevingsvergunningsaanvraag. De checklist somt de belangrijkste vragen op die de verantwoordelijke medewerker zich moet stellen om een omgevingsvergunningsaanvraag (voor een stedenbouwkundige handeling en/of milieu) ontvankelijk en volledig te verklaren. Het document lijst de zaken op die het lokaal bestuur nodig heeft om een inhoudelijke beoordeling te kunnen uitvoeren (bv. plannen van het project, hemelwaterfiche, archeologische nota, MER-screening, etc.). Zo wordt snel duidelijk welke extra informatie al dan niet nog moet worden opgevraagd bij de aanvrager om het dossier op een degelijke manier te kunnen beoordelen.
Het is ook een leidraad voor de medewerker die na de ontvankelijk- en volledigheidsverklaring de volgende processtappen uitvoert. Zo staan de stappen om het openbaar onderzoek op te starten en op te volgen hierin. Ook de interne en externe adviezen kunnen aangeduid worden op deze checklist.
De checklist wordt telkens ingevuld en bijgehouden en dit voor elke nieuwe aanvraag die binnenkomt via het Omgevingsloket. Deze checklist is beschikbaar voor alle medewerkers van de dienst Omgeving, wat de continuïteit van de dossierbehandeling bevordert. Wie voor elke stap instaat, is opgenomen per processtap. Het aanduiden van een mogelijke back-up per processtap kan nog bijkomende meerwaarde zijn.
Stappenplan voor implementatie
- Lijst de verschillende processtappen op van het omgevingsvergunningenproces.
- Koppel aan elke processtap een verantwoordelijke en een eventuele back-up.
- Neem de aan te leveren documenten in functie van het ontvankelijk en volledig verklaren van de aanvraag op in de checklist, waar nodig per soort aanvraag en afgestemd op de geldende regelgeving.
- Gebruik de checklist voor elke aanvraag die binnenkomt en documenteer de resultaten. Vul hierbij ook aan welke documenten nog ontbreken en binnen welke termijn deze aangeleverd moeten worden. Maak hierover ook afspraken welke termijnen gehanteerd worden, bij voorkeur in functie van de ontbrekende documenten.
- Integreer bij voorkeur deze checklist in het dossieropvolgingssysteem. Als dit niet mogelijk is, bewaar deze op een locatie waar andere betrokken medewerkers deze kunnen terugvinden.
- Bij aanpassingen van het proces en/of de wetgeving, wordt de checkli
jst geüpdatet.
Tips voor opzet in een organisatie
- Zorg dat de checklist eenvoudig en duidelijk is.
- Evalueer tijdig of alle processtappen nog volledig en duidelijk zijn.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Inefficiënte en ineffectieve behandeling van omgevingsvergunningen omdat afspraken en richtlijnen rond wie wat doet niet duidelijk zijn
- Niet alle processtappen worden correct doorlopen omdat niet duidelijk is wie welke rol heeft.
- Belangrijke adviesinstanties worden niet aangeschreven waardoor relevante input bij de beoordeling ontbreekt.
- Door het ontbreken van gegevens is het niet mogelijk om nadien de aanvraag correct te beoordelen of is er tijdverlies in de volgende processtappen omdat bijkomende gegevens moeten opgevraagd worden.
- Onterecht opstarten van de volgende processtappen voor aanvragen die eigenlijk niet ontvankelijk zijn met het gevolg dat het dossier opnieuw moet worden ingediend.
Contactpersoon
Diensthoofd Omgeving stad Menen
Isabelle Verraes
056 529 390
Isabelle.Verraes@menen.be
Algemeen directeur stad Menen
Eric Algoet
056 529 300
Eric.Algoet@menen.be