Communiceren van meerjarenplan naar medewerkers
Om de doelstellingen, actieplannen en acties onder de aandacht te brengen bij de medewerkers, maakte het lokaal bestuur Grimbergen een notitieboekje. Dit boekje bevat:
- Informatie over wat het boekje precies inhoudt.
- Alle beleidsdoelstellingen, die a.d.h.v. een cartoon bijkomend worden geduid.
- Notitiepagina’s: pagina’s waarop de actieplannen worden vermeld en er ruimte is om eigen notities toe te voegen.
- Enkele interessante adressen en bijhorende telefoonnummers binnen het bestuur.
- Een overzicht van de feestelijkheden en een kalender per maand, telkens voor de periode van het meerjarenplan.
- Dit boekje werd na een personeelsvergadering, waarin de medewerkers een toelichting kregen over het meerjarenplan, aan hen overhandigd. Het notitieboekje is voor lokaal bestuur Grimbergen een instrument om het meerjarenplan meer te doen leven. Bedoeling is immers dat de medewerkers het bij de hand houden en eigen notities toevoegen, in eerste instantie voor de actieplannen waaraan zij werken.
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal welke informatie je wil opnemen in het boekje (adressen, interessante data, andere gegevens...). Hou daarbij in gedachten dat het geheel praktisch, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk moet blijven.
- Zorg voor bondige en bevattelijke tekst, bv. herformuleer de actieplannen indien deze te uitgebreid geformuleerd werden.
- ‘Het oog wil ook wat’, zorg dan ook voor een leuke ‘verpakking’.
- Presenteer ook de inhoud op een aantrekkelijke wijze. Zo koos Grimbergen ervoor de doelstellingen te visualiseren aan de hand van een cartoon. Dit maakt de doelstellingen concreter.
Tips voor opzet in een organisatie
- Geef duiding bij het meerjarenplan a.d.h.v. bv. een toelichting op de personeelsvergadering. Zo krijgt het boekje meer context mee.
- Gebruik dit als een instrument om het meerjarenplan te doen leven voor alle medewerkers.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De medewerkers zijn onvoldoende vertrouwd met het meerjarenplan en weten niet waaraan ze bijdragen binnen de organisatie.
Contactpersoon
Afdelingshoofd beleidsondersteuning
Eva De Wulf
eva.dewulf@grimbergen.be