chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Contractbeheer aan de hand van een overzichtslijst

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Mortsel en gemeentebestuur van Pepingen
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Informatiebeheer, Opvolgen

    Degelijk contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip voor de relevante medewerkers beschikbaar is. Het heeft als doel om de medewerkers te voorzien van voldoende inzicht in de geldende contractuele afspraken, prijzen en informatie. Bovendien voorkomt een degelijk beheer dat documenten zoek raken in de organisatie. Een goed (al dan niet centraal) overzicht van de contracten is hiervoor van belang.

    Zowel het gemeentebestuur van Pepingen als dat van Mortsel hebben onafhankelijk van elkaar een manier gevonden om dit te realiseren. De gemeente Pepingen koos ervoor om in een eenvoudige spreadsheet een overzichtslijst samen te stellen en bij te houden van alle contracten die de organisatie aangaat. De stad Mortsel doet op haar beurt een beroep op een lijst die kan gegenereerd worden uit gespecialiseerde software.

    Belangrijk hierbij is dat beide besturen dit overzicht continu actualiseren. Ongeacht het gebruikte systeem moet steevast de nodige informatie (contractgegevens) worden voorzien om tot een degelijk en actueel overzicht te komen.

    Stappenplan voor implementatie
    • Nagaan welke contracten op dit moment lopende zijn binnen de organisatie (bijvoorbeeld door een bevraging van de verschillende diensten en een inventarisatie van de gevoerde overheidsopdrachten);
    • Bepalen welke informatie nuttig is om bij te houden in de op te maken overzichtslijst. Belangrijke gegevens hierbij zijn:
      • Startdatum;
      • Einddatum (belangrijk om een nieuwe gunning tijdig te kunnen starten);
      • Betrokken dienst / verantwoordelijke ambtenaar;
      • Totaalbedrag van het contract;
      • Eventuele wekelijkse/maandelijkse/jaarlijkse te betalen bedragen;
      • Van toepassing zijnde prijzen;
      • Garantietermijnen indien van toepassing;
      • Bijkomende specifieke bepalingen indien van toepassing (bijvoorbeeld de minimumbestelling binnen een raamcontract en de termijn die moet gerespecteerd worden om een bestelling door te geven).
    • Een (of meerdere) verantwoordelijke(n) aanduiden die de lijst actueel moet houden;
    • Communiceren aan wie de diensten welke informatie moeten doorgeven bij het aangaan van nieuwe contracten/verbintenissen;
    • Vastleggen wiens verantwoordelijkheid het is om tijdig met een nieuwe gunning te starten;
    • Verduidelijken hoe de fysieke documentatie (en welke) moet worden bijgehouden (bijvoorbeeld het eigenlijke, ondertekende contract, indien van toepassing, moet worden bewaard);
    • Periodiek evalueren of gegevens moeten worden toegevoegd of geschrapt uit de overzichtslijst;
    • Communiceren naar de betrokken medewerkers waar ze deze overzichtslijst kunnen raadplegen. 
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Realistische ambities bepalen inzake rollen, verantwoordelijkheden, de mate van functiescheiding, maar ook de wijze van contractbeheer en registratie in lijn met de capaciteit van de organisatie;
    • Deze ambities onderling afstemmen (het is belangrijk dat de organisatie zowel binnen de administratie als op politiek niveau op de hoogte is van de uitgangspunten);
    • Ervoor zorgen dat de medewerkers op de hoogte zijn van de vereiste procedures, taken en verantwoordelijkheden;
    • Thematisch of dienst per dienst werken om zo het overzicht te behouden over de diverse contracten, of gecoördineerde input vanuit de diensten opvragen;
    • Actief het overzicht opvolgen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Contracten raken zoek, oude contracten zwerven in de organisatie en informatie uit lopende contracten blijft onbenut;
    • Contracten worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met financiële schade tot gevolg;
    • De organisatie weet niet welke contracten lopen;
    • De organisatie weet niet wanneer contracten vervallen of welke opzegtermijnen gelden en neemt hierdoor te lang af aan mogelijks niet optimale voorwaarden;
    • De medewerkers beschikken over onvoldoende inzicht in de geldende contractuele afspraken, prijzen en informatie.

    Contactpersonen

    Voor Mortsel:
    Coördinator centrale aankoopdienst, contracten en verzekeringen
    Tom De Wit
    Tel: 03 444 18 34
    E-mail: tom.dewit@mortsel.be

    Voor Pepingen:
    Secretaris gemeente
    Frieda De Saeger
    E-mail: frieda.desaeger@pepingen.be