chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Contractmanagement en financiële opvolging

    Lokaal bestuur
    Tervuren
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Opvolgen, Patrimonium

    Om de continuïteit van haar (sport)infrastructuur te verzekeren, zowel op korte als op lange termijn, moet een lokaal bestuur een duidelijk overzicht hebben van de staat van haar gebouwen. 

    Een (digitale) inventaris van de (sport)infrastructuur bevat allerhande relevantie informatie, zoals o.a.:  

    • de functionaliteit van de gebouwen 
    • de staat van de gebouwen 
    • een overzicht van bijhorende (onderhoud)contracten 
    • de uitgevoerde onderhoudswerken 
    • de bekomen keuringsverslagen 
    • een overzicht van de meest dringende (geplande) investeringen 

    De gebouwenbeheerder van de gemeente Tervuren heeft zulke inventaris opgesteld en gedigitaliseerd via een softwarepakket dat ondersteuning biedt in het beheren van contracten. De inventaris bevat per gebouw de prioriteiten op vlak van onderhoud op korte en lange termijn. 

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheid voor de opvolging van het beheer van (sport)infrastructuur binnen de gemeente 
    • Bepaal een inventarisatiemethode en/of -tool die afgestemd is op de behoeften van het lokaal bestuur 
    • Bepaal wat je wil bereiken met dit overzicht en dus welke parameters je wil opvolgen (bv. meest dringende herstellingen, functionaliteit, uitgevoerde herstellingen, energieverbruik …) 
    • De betrokken diensten van de gemeente, die een rol hebben binnen de uitbating van de specifieke gebouwen, samenbrengen om de lijst aan te vullen 
    • Een inventaris opstellen van de aanwezige (sport)infrastructuur op het grondgebied van de gemeente met bijhorende functionaliteit en staat van de infrastructuur in een centrale databankapplicatie (visuele inspectie of conditiestaatmeting) 
    • Deze inventaris aanvullen met afgesloten (onderhoud)contracten/uitgevoerde keuringen en ingrepen en continu onderhouden en aanvullen doorheen het werkjaar 
    • Een meerjaren(onderhoud)planning opstellen voor de (sport)infrastructuur. Deze planning bevat de eventuele investeringen/kosten die gepaard gaan met het gebouw op korte, middellange en lange termijn, gelet op de functionaliteit van het gebouw.  
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Een medewerker met de juiste competenties aanduiden 
    • Een inventarismethode en/of -tool kiezen die afgestemd is op de behoeften van het lokaal bestuur  
    • De inventaris continu updaten en gebruiken 
    • Voldoende tijd voorzien voor het opzetten van de inventaris 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De opvolging van overeenkomsten met derden verloopt niet adequaat, waardoor het bestuur onnodige kosten draagt en/of het boogde infrastructuuraanbod voor de gebruikers in het gedrang komt. 
    • De organisatie heeft geen zicht op het (preventief) onderhoud dat nodig is in haar (sport)infrastructuur en/of het nodige onderhoud wordt niet uitgevoerd, waardoor de infrastructuur niet efficiënt onderhouden wordt, (plotse) hoge kosten mogelijk zijn of de continuïteit van het gebruik niet verzekerd is.  

    Contactpersonen

    Maximilien Fontaine

    Afdelingshoofd ruimte

    maximilien.fontaine@tervuren.be

    02 766 52 01