De organisatiecultuur heeft een belangrijke impact op de werking van een organisatie en haar diverse diensten. Lokaal bestuur Wichelen heeft een positief geïntegreerd traject afgelegd om de gewenste cultuur binnen zijn technische dienst te stimuleren. De organisatie ondernam de voorbije 8 jaar vanuit verschillende invalshoeken acties om de gewenste organisatiecultuur te bewerkstelligen:

De organisatie startte met het scherpstellen van gedragsrichtlijnen en verwachtingen tegenover medewerkers en leidinggevenden:

• De ploegbaas en werkleider volgden een lessenreeks rond leidinggeven.
• Er werden afspraken gemaakt betreffende de praktische organisatie van de technische dienst (bv. weekplanning opmaken, dagelijks werkoverleg op vaste tijdstippen, enz.).
• Het personeel ontving een door de raden goedgekeurde deontologische code.
• De organisatie duidde vier vertrouwenspersonen aan, waarbij iedereen terecht kan met deontologische vragen of bezorgdheden.
  
  

Een tweede groep acties betrof het evalueren en hertekenen van de personeelsformatie en opdrachten bij de uitvoerende technische dienst. De structuur en taken van de dienst, alsook ieders rollen en verantwoordelijkheden, werden scherpgesteld.

Een derde reeks acties bevatte logistieke aanpassingen om eerdere incidenten zoals privégebruik van voertuigen of diefstal van gemeentelijk materiaal, aan te pakken. Er werd camerabewaking geplaatst aan de loods. De toegangen tot de loods en het terrein errond werden beperkt en de voertuigen kregen een track & trace-systeem.

De organisatie focust daarnaast ook op een betere opvolging van de uitgevoerde werken. Medewerkers van de technische dienst krijgen feedback over de kwaliteit van de uitgevoerde werken. Er wordt ook kordaat opgetreden tegen ongewenst gedrag (bv. via tuchtprocedure, een opvolggesprek met medewerkers of personeelsnota’s).

Tot slot heeft de organisatie ook oog voor het bevorderen van de groepsgeest en positieve sfeer. Zo wordt jaarlijks voor de medewerkers van de technische dienst een evenement georganiseerd (bv. etentje en activiteiten aan de loods).

Noot: Deze goede praktijk kan nog versterkt worden door de deontologische code regelmatig actief onder de aandacht brengen bij de medewerkers. Zie bv. GP Limburg en GP Diest.

• Maak duidelijke afspraken over de werking van de technische dienst in de vorm van een afsprakenkader. Geef ook deontologische richtlijnen mee en maak beide bekend bij de medewerkers;
• Zorg dat de personeelsformatie van de technische dienst efficiënt is opgesteld met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, passend binnen het afsprakenkader;
• Implementeer relevante controle-instrumenten (bv. track & trace en/of camera’s). Volg deze ook op, maak actief gebruik van de informatie die deze systemen verschaffen;
• Sensibiliseer medewerkers over de voordelen van deze instrumenten;
• Beperk de toegangen tot de loods en controleer periodiek of de medewerkers met toegangsbevoegdheid deze ook effectief nodig hebben;
• Treed kordaat op tegen ongewenst gedrag, teneinde te vermijden dat een gevoel van straffeloosheid zou ontstaan.

• Formuleer de gemaakte afspraken zo concreet mogelijk;
• Ga stapsgewijs te werk, een cultuurverandering vergt tijd binnen een organisatie.

• Het is de medewerkers niet duidelijk welke waarden de organisatie belangrijk vindt;
• Het gedrag en de houding van leidinggevenden en medewerkers stemmen niet overeen met de waarden;
• De organisatie weet niet of het vooropgestelde integriteitsbeleid en de gewenste organisatiecultuur ingang vonden bij de diverse diensten;
• Medewerkers melden integriteitsinbreuken niet of laattijdig;
• Het gedrag van leidinggevenden, evenals hun beslissingen in de dagelijkse werking, staan haaks op de vooropgestelde organisatiecultuur;
• De verantwoordelijkheden zijn onvoldoende duidelijk toegewezen en worden onvoldoende opgenomen;
• Dilemma’s zijn onvoldoende bespreekbaar;
• Een gevoel van straffeloosheid leidt tot normvervaging;
• Er is een slechte werksfeer.