chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    De totstandkoming van een volledig doelstellingenkader

    Lokaal bestuur
    OCMW-bestuur Wichelen
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus

    OCMW Wichelen volgde een gedegen en doordacht traject om te komen tot een meerjarenplan met doelstellingen die sturing geven aan de volledige werking (het nieuwe beleid, de weerkerende dienstverlening en de interne werking). Dit laat een gestructureerde monitoring toe.

    1. Een gedegen voorbereiding van het meerjarenplan

      Bij de start van het beleidsplanningsproces heeft OCMW Wichelen nagedacht over een duidelijke missie en een interne en externe visie. Door de missie voldoende intern te communiceren en deze te gebruiken als rode draad doorheen de werking van de organisatie kennen de medewerkers en andere belanghebbenden de toekomstfocus van OCMW Wichelen.

      Een werkgroep met medewerkers van de gemeente en het OCMW stond in voor de opmaak van de omgevingsanalyse. Deze bevat:

      • Een interne analyse, op basis van het VVSG-model;
      • Een externe analyse, op basis van de DESTEP-methodiek.

      Voor zowel de interne als de externe analyse werd een synthese gemaakt met de belangrijkste aandachtspunten en conclusies. Dit verhoogt de leesbaarheid en bruikbaarheid van dergelijke oefening.

      Doorheen het traject was er ruime aandacht voor de participatie van belanghebbenden. Er werden focusgroepen opgericht waarin het politieke niveau, de managementteams, personeelsleden, adviesraden, belangenverenigingen en andere deskundigen participeerden. Via een oproep in het gemeentelijk informatieblad en het aanschrijven van een 200-tal burgers werd aan de inwoners gevraagd om te participeren. Via GPS-oefeningen (methodiek om gestructureerd te brainstormen op basis van thema’s) hebben de focusgroepen gebrainstormd over de beleidsdoelstellingen.

    2. Doelstellingen die sturing geven aan de volledige werking

      Het meerjarenplan omvat doelstellingen en actieplannen die sturing geven aan de volledige werking van OCMW Wichelen:

      • Het nieuwe beleid verwijst naar politieke keuzes om in te zetten op bepaalde aspecten van de dienstverlening of de ondersteunende werking (bv. ontwikkeling lokaal dienstencentrum);
      • De weerkerende dienstverlening handelt over de dienstverlening aan klanten waarvoor het bestuur geen grote nieuwe accenten legt (bv. de sociale dienstverlening);
      • De interne werking heeft betrekking op de sturende en ondersteunende processen die noodzakelijk zijn voor een goede dienstverlening aan de klanten (bv. interne communicatie optimaliseren).

    Opmerking van Audit Vlaanderen:

    Om het doelstellingenkader adequaat te kunnen opvolgen dienen de doelstellingen, actieplannen en acties ook voldoende specifiek en meetbaar te zijn. Dit is een aandachtspunt bij OCMW Wichelen. In verscheidene gevallen ontbreken duidelijke indicatoren met streefwaarden (bv. ‘interne communicatie optimaliseren’, ‘ondersteunen mantelzorgers’, ‘verhogen van sociale activering en participatie’). Hierdoor zijn bepaalde doelstellingen onduidelijk, wat de monitoring bemoeilijkt.

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepaal de richting van de organisatie door middel van een missie en een visie.
    • Introduceer de A3-methodiek via een kennismakingsmoment voor MAT en leidinggevenden en bestuur. Op deze manier leren zij de inhoudelijke werkwijze kennen en wordt het gebruik van de A3-methodiek als instrument om te gericht te sturen bevorderd.
    • Zorg voor een consistente doorvertaling naar doelstellingen en acties (volgens de doelstellingencascade) met duidelijke indicatoren en kpi’s tot op dienstniveau en link elke actie aan de missie en visie.
    • Maak een planning voor periodieke monitoring van indicatoren en duid verantwoordelijken en timings aan.
    • Maak een planning voor tussentijdse evaluatie en rapportering (wanneer, wat, hoe, aan wie). Rapportering is de verantwoordelijkheid van volledige MAT.
    • Maak een efficiënte communicatiematrix zodat de juiste info bij de juiste mensen komt. Dit ter uitvoering van een kwaliteitsvolle dienstverlening en het waarborgen van een transparante informatiedoorstroming naar alle geledingen van de organisatie.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorg ervoor dat de A3-methodiek als dagelijks werkinstrument ingezet wordt opdat alle doelstellingen en indicatoren gekend zijn.
    • Vermijd ad hoc werken.
    • Toets nieuwe initiatieven af met de bestaande doelstellingen (via het A3 formulier).
    • Focus op resultaatgerichte sturing. Bepaal duidelijk de (beoogde) output o.b.v. indicatoren. Het MJP is een sturend managementinstrument.
    • Werk met uniforme jaarplannen voor alle diensten.
    • Plan binnen MAT vaste momenten om stil te staan bij monitoringscijfers en bespreek bijsturing.
    • Leg vaste, periodieke communicatiemomenten vast (intern en extern).
    • Zorg voor ondersteuning vanuit stafdiensten of beleidscel organisatiebeheersing.
    • Start op tijd. A3-methodiek is arbeidsintensief proces (voorbereiding en bespreking).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Medewerkers en andere belanghebbenden kennen de toekomstfocus van de organisatie niet.
    • De doelstellingen zijn eerder ongecoördineerde acties en initiatieven, die niet kaderen binnen een groter geheel.
    • Nieuwe initiatieven kaderen niet binnen de missie van de organisatie.
    • De doelstellingen houden onvoldoende rekening met de context waarbinnen de organisatie functioneert.
    • Verwachtingen van burgers, bedrijven en andere organisaties zijn onvoldoende gekend en worden daardoor niet meegenomen in de strategische planning.
    • De doelstellingen zijn onvoldoende gedragen door de betrokkenen waardoor de realisatie moeilijk verloopt.

    Contactpersonen

    Roos Coppens
    Algemeen directeur lokaal bestuur Wichelen
    Roos.Coppens@wichelen.be
    Telefoon: +32 (0) 52 43 24 25
    Gsm: +32 (0) 472 18 21 57