Debiteurenbeheer belastingen
Software laat een automatische opvolging van debiteuren vaak niet toe. Organisaties moeten dit dan op een andere manier aanpakken.
Het lokaal bestuur van Scherpenheuvel-Zichem volgt zijn debiteuren voor de belastingen op een gestructureerde manier op, aan de hand van een overzichtslijst waarin de diverse sleuteldata daartoe worden bijgehouden. Enkele van die data zijn de goedkeuring van het kohier, de verzending van de aanslagbiljetten en de verzending van aanmaningen.
In een procesbeschrijving staan duidelijk de termijnen en de te ondernemen stappen tot het innen van achterstallige belastingen.
Voor het versturen van de aanmaningen controleert een medewerker van de dienst belastingen het openstaande saldo en de persoonsgegevens. Vervolgens drukt de medewerker een lijst af die bestaat uit alle op te maken herinneringen. De financieel directeur controleert een steekproef en eventuele opvallende gegevens van die lijst. Tot slot maakt de medewerker de aanmaningen op en verzendt deze.
Stappenplan voor implementatie
- De opvolgingstermijnen bepalen en ervoor zorgen dat deze door alle betrokken medewerkers gekend zijn;
- Eén (of meerdere) verantwoordelijke(n) aanduiden voor de praktische opvolging van het debiteurenbeheer;
- Een overzichtsdocument opmaken op basis van de opvolgingstermijnen en te ondernemen stappen;
- In het overzichtsdocument de verzendingsdata van de kohieren invullen;
- In het geval van aanmaningen een lijst opstellen van op te maken herinneringsbrieven;
- Eventueel een onafhankelijke controle uitvoeren op deze lijst van op te maken herinneringsbrieven;
- Het proces opvolgen op de opvolgingsdata door de herinneringsbrieven aan te maken en te verzenden;
- Tenminste eenmaal per jaar aan de raad rapporteren over het debiteurenbeheer.
Tips voor opzet in een organisatie
- Een eenvoudig systeem vereist voornamelijk de discipline om de opvolging effectief uit te voeren;
- Om ervoor te zorgen dat de opvolging niet op de achtergrond verdwijnt, kunnen een aantal eenvoudige tools ingezet worden (bijvoorbeeld taken in een elektronische agenda);
- Een frequente interne rapportering geeft de mogelijkheid om inningsgraden van de belastingen te kunnen opvolgen en om knelpunten, zoals frequente slechte betalers en moeilijkheden in het opvolgingsproces, tijdig te detecteren en hierop in te grijpen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie loopt inkomsten mis;
- Het lokaal bestuur behandelt niet alle belastingplichtigen op een gelijke wijze;
- Knelpunten in verband met het debiteurenbeheer worden niet (tijdig) gedetecteerd.
Contactpersoon
Financieel directeur gemeente
Hilde Venstermans
013 35 24 20
hilde.venstermans@scherpenheuvel-zichem.be
Administratief medewerker financiën gemeente
Viviane Frederickx
013 35 24 24
viviane.frederickx@scherpenheuvel-zichem.be