Degelijk kader voor organisatiebeheersing
Lokaal bestuur Kapelle-op-den-Bos werkte eind 2021 een nieuw kader voor organisatiebeheersing uit. Dit kader werd begin 2022 goedgekeurd door de respectievelijke raden.
Dit kader bevat de nodige onderdelen om als kwalitatief te kunnen worden beschouwd:
- In het kader wordt het model vastgelegd op basis waarvan de organisatie aan organisatiebeheersing zal werken. Kapelle-op-den-Bos opteert voor de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. De rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk afgebakend;
- Het kader bevat de nodige bepalingen inzake het aspect van zelfevaluatie en de wijze waarop de resultaten van deze oefening worden geanalyseerd. Op basis van een maturiteitsinschatting en een risicobeoordeling wordt bepaald aan welke thema’s prioritair wordt gewerkt. Dit leidt tot de opmaak van een globaal actieplan dat gekoppeld wordt aan het meerjarenplan. De organisatie heeft de ambitie op de organisatiebrede zelfevaluatie driejaarlijks uit te voeren en op basis daarvan het actieplan bij te sturen of aan te vullen;
- De wijze waarop jaarlijks over organisatiebeheersing zal worden gerapporteerd aan de raden wordt vastgelegd. Aanvullend wordt ook bepaald hoe tussentijds wordt gerapporteerd aan de betrokken actoren*.
Het kader voor organisatiebeheersing kan nog verder worden verbeterd door:
- duidelijker af te bakenen welk de inhoud is van de rapportering over organisatiebeheersing en preciezer aan te geven wanneer aan wie wordt gerapporteerd;
- een bepaling op te nemen inzake de evaluatie van het kader zodat de organisatie kan nagaan in welke mate de vooropgestelde aanpak werd geïmplementeerd, wat ook toelaat de aanpak waar nodig bij te sturen.
Stappenplan voor implementatie
- Voer een onderzoek uit en breng de potentiële kaders in kaart. Voer zo mogelijk een bevraging uit bij andere lokale besturen en pols naar hun ervaringen. Ga na welk kader het best past bij de organisatie.;
- Werk een ontwerptekst voor het kader uit. Zorg ervoor dat de keuzes inzake het te hanteren model, de rollen en verantwoordelijkheden, de aanpak en frequentie van de zelfevaluatie, de wijze waarop wordt gerapporteerd over organisatiebeheersing … duidelijk worden vastgelegd;
- Bespreek de ontwerptekst op het managementteam en stuur waar nodig de ontwerptekst bij;
- Bewaak dat het college voldoende betrokken wordt bij het traject;
- Leg het kader voor aan zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn ter goedkeuring (conform artikel 219 van het Decreet Lokaal Bestuur);
- Neem de nodige organisatiebrede initiatieven om zowel inzicht als draagvlak te creëren bij alle medewerkers.
Tips voor opzet in een organisatie
- hou bij het uitschrijven van de aanpak voldoende rekening met de doorlooptijd van de legislatuur. Zo laat een cyclus van drie jaar toe om binnen de tijdspanne van één legislatuur tweemaal stil te staan bij de eigen werking en op basis van de bevindingen een degelijk verbetertraject te doorlopen.
- wees niet te ambitieus. Zorg voor een kader op maat van uw organisatie dat in de praktijk haalbaar is.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie heeft onvoldoende zicht op de risico’s die het bereiken van haar doelstellingen kunnen belemmeren.
- De aanpak van organisatiebeheersing is fragmentarisch, niet transparant en bouwt niet verder op eerdere ervaringen en is wisselend inzake de gehanteerde methodieken, en periodiciteit.
Contactpersoon
Algemeen directeur
Siebe Ruykens
siebe.ruykens@kapelle-op-den-bos.be
Coördinator interne zaken
Leen Deweerdt
015 71 32 71
leen.deweerdt@kapelle-op-den-bos.be