Digitale cliëntendossiers
Het OCMW van het lokaal bestuur Zwijndrecht wordt voor het bewaren van cliëntendossiers geconfronteerd met 2 evoluties:
- De papieren dossiers van cliënten (onder andere budgetbeheer) nemen veel plaats in, in de fysieke opslagruimte (bv. bijhouden van alle facturen die werden betaald in het kader van budgetbeheer). Nadat ze zijn ingescand, vernietigt het OCMW de facturen.
- De maatschappelijk werkers ontvangen steeds meer digitale documenten.
Daarom werkt het OCMW van het lokaal bestuur Zwijndrecht sinds 2016 met digitale cliëntendossiers voor alle types hulpverlening van de sociale dienst. Voor het budgetbeheer vormt dit digitaal dossier een aanvulling op de informatie die maatschappelijk werkers bijhouden in de module budgetbeheer (bv. budgetplannen).
Op de gemeenschappelijke server staat per cliënt een dossiermap die opgebouwd is volgens een vaste structuur. Hierbij is standaard een map voor schuldhulpverlening voorzien die een vaste opbouw kent en waarbij ruimte is voorzien om zowel administratieve documenten (bv. overeenkomst budgetbeheer, documenten van de bankinstelling, etc.), communicatie met de cliënt, als facturen en schulddossiers te bewaren. De facturen worden per jaar en per maand bewaard (zie bijlage 1: Digitale mappenstructuur).
Stappenplan voor implementatie
- Leg een duidelijke mappenstructuur vast en maak afspraken over welke documenten waar bewaard moeten worden.
- Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden (wie scant, wie is de beheerder, etc.).
- Neem de nodige maatregelen op IT-vlak (rechten en toegangen voor betrokkenen, opmaak van de mappenstructuur, back-upregeling, etc.).
- Test de werkwijze aan de hand van een aantal pilootdossiers.
- Evalueer de werkwijze (mappenstructuur, rollen en verantwoordelijkheden, afspraken, etc.) en stuur bij waar nodig.
- Volledige uitrol voor nieuwe dossiers en voor bestaande dossiers worden nieuwe documenten onmiddellijk digitaal bewaard. Voorzie dan ook cliëntenmappen voor bestaande cliënten.
- (optioneel) stapsgewijze digitalisering van bestaande dossiers.
Tips voor opzet in een organisatie
- Doordat de facturen bij het scannen automatisch van een registratiedatum voorzien worden, kan de organisatie de doorlooptijd tussen de ontvangst van een factuur en de betaling ervan monitoren. Opmerking Audit Vlaanderen: het is hierbij belangrijk dat de facturen gescand worden op de datum van ontvangst. Zo niet, kan eventueel een datumstempel een goede oplossing bieden om alsnog de correcte ontvangstdatum te registreren.
- Voor de bewaartermijn van facturen in het kader van budgetbeheer kunnen OCMW’s van lokale besturen de selectielijst voor OCMW’s raadplegen, die werd opgesteld door de Vlaamse vereniging voor bibliotheek, archief en documentatie (VVBAD). Een selectielijst is een overzicht van alle overheidsinformatie (documenten, dossiers, databanken,..) die wordt opgemaakt en ontvangen binnen een organisatie. In het overzicht wordt aangegeven wat er met deze documenten moet gebeuren: bewaren of vernietigen. Om deze bestemming te bepalen, wordt nagegaan hoelang de overheidsinformatie omwille van juridische of administratieve waarde moet worden bewaard en wat er na deze termijn gebeurt.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Elke medewerker heeft een eigen systeem voor informatiebeheer waardoor dossiers niet transparant zijn.
- Documenten gaan verloren of wordt moeilijk teruggevonden.
- De continuïteit van de hulpverlening komt in het gedrang wanneer de behandelende maatschappelijk werker afwezig is.
- De organisatie besteedt onnodig veel middelen aan fysieke opslagcapaciteit.
Contactpersoon
Dienst schuldhulpverlening
schuldhulpverlening@zwijndrecht.be