chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Digitale indiening van subsidieaanvragen

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Kapellen
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Premies, subsidies en toelagen

    Heel wat besturen zoeken naar manieren om de werklast voor de subsidieaanvrager en de dossierbeheerder van een subsidie te beperken. De registratie van subsidieaanvragen en het versturen ervan worden vaak gezien als een extra stap in het subsidieproces en hierdoor snel vergeten.

    De gemeente Kapellen hanteert voor veel subsidies een tool op de website (e-loket).  Op basis hiervan kunnen subsidieaanvragen elektronisch ingediend worden. De diensten houden daarbij rekening met de verschillende doelgroepen. Het is bijvoorbeeld voor subsidies gericht naar oudere leeftijdsgroepen, nog steeds mogelijk om een aanvraag op papier in te dienen. De subsidieaanvragen voor jeugd en cultuur worden reeds volledig elektronisch ingediend. De aanvragen en bijhorende bijlagen worden automatisch geregistreerd in het postregistratiesysteem.

    Indien subsidieaanvragers toch problemen ervaren met het elektronisch indienen van een aanvraag, nodigt de dossierbehandelaar de persoon in kwestie uit op de dienst. De aanvraag wordt dan met hulp van de medewerkers op de dienst ingevuld en alsnog via het e-loket ingediend. Op die manier verzekert de dienst dat alle aanvragen gelijkaardig worden ingediend en op dezelfde plaats in het systeem terechtkomen.

    Nadat een subsidieaanvrager het elektronisch dossier correct heeft ingediend, verstuurt het systeem automatisch twee ontvangstbevestigingen. Een eerste bevestiging verschijnt op het scherm van de internetbrowser, de tweede bevestiging wordt automatisch per mail naar de aanvrager verstuurd.

    Bij de indiening van de subsidieaanvraag worden de betrokken dossierbehandelaars op de hoogte gebracht door middel van een geautomatiseerde e-mail. Voor de dossierbehandelaars is het vanaf de indiening mogelijk de status van het dossier op te volgen, en zijn de aangeleverde bewijsstukken digitaal beschikbaar.

    Stappenplan voor implementatie
    • Start een werkgroep op om de vereisten uit te werken en de implementatie op te volgen.
    • Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden voor de opvolging in het subsidieproces.
    • Neem de nodige maatregelen op IT-vlak (rechten en toegangen voor betrokkenen, opmaak van de mappenstructuur, back-upregeling, etc.).
    • Test de werkwijze aan de hand van een aantal pilootdossiers.
    • Evalueer de werkwijze (mappenstructuur, rollen en verantwoordelijkheden, afspraken, etc.) en stuur bij waar nodig.
    • Rol deze aanpak stapsgewijs uit.  
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Stel de werkgroep samen op basis van de nodige kennis en competenties (dossierbehandelaars, IT, etc.).
    • Houd de opzet van de indiening zo eenvoudig mogelijk voor zowel de indiener als de dossierverantwoordelijke en vermijd het onnodig doorverwijzen naar andere webpagina’s.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Aanvragen worden via incorrecte kanalen ingediend en komen niet of te laat terecht bij de dossierbehandelaar.
    • De aanvrager is niet zeker of zijn subsidieaanvraag werd ontvangen.
    • Aanvraagdossiers gaan verloren of blijven, in afwezigheid van een registratie, zonder (tijdige) opvolging.

    Contactpersonen

    Jens Van Hoeydonck
    Deskundige zakelijk beleid – jeugd- en cultuurdienst
    Jens.vanhoeydonck@kapellen.be
    03 660 67 51