Digitale indiening van subsidieaanvragen
Heel wat lokale besturen zoeken naar manieren om de werklast voor de subsidieaanvrager en de dossierbeheerder van een subsidie te beperken. De registratie van subsidieaanvragen en het versturen ervan worden vaak gezien als een extra stap in het subsidieproces en hierdoor snel vergeten.
Het lokaal bestuur Kapellen hanteert voor veel subsidies een tool op de website (e-loket). Op basis hiervan kunnen subsidieaanvragen elektronisch ingediend worden. De diensten houden daarbij rekening met de verschillende doelgroepen. Het is bijvoorbeeld voor subsidies gericht naar oudere leeftijdsgroepen, nog steeds mogelijk om een aanvraag op papier in te dienen. De subsidieaanvragen voor jeugd en cultuur worden reeds volledig elektronisch ingediend. De aanvragen en bijhorende bijlagen worden automatisch geregistreerd in het postregistratiesysteem.
Indien subsidieaanvragers toch problemen ervaren met het elektronisch indienen van een aanvraag, nodigt de dossierbehandelaar de persoon in kwestie uit op de dienst. De aanvraag wordt dan met hulp van de medewerkers op de dienst ingevuld en alsnog via het e-loket ingediend. Op die manier verzekert de dienst dat alle aanvragen gelijkaardig worden ingediend en op dezelfde plaats in het systeem terechtkomen.
Nadat een subsidieaanvrager het elektronisch dossier correct heeft ingediend, verstuurt het systeem automatisch twee ontvangstbevestigingen. Een eerste bevestiging verschijnt op het scherm van de internetbrowser, de tweede bevestiging wordt automatisch per mail naar de aanvrager verstuurd.
Bij de indiening van de subsidieaanvraag worden de betrokken dossierbehandelaars op de hoogte gebracht door middel van een geautomatiseerde e-mail. Voor de dossierbehandelaars is het vanaf de indiening mogelijk de status van het dossier op te volgen, en zijn de aangeleverde bewijsstukken digitaal beschikbaar.
Stappenplan voor implementatie
- Start een werkgroep op om de vereisten uit te werken en de implementatie op te volgen.
- Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden voor de opvolging in het subsidieproces.
- Neem de nodige maatregelen op IT-vlak (rechten en toegangen voor betrokkenen, opmaak van de mappenstructuur, back-upregeling, etc.).
- Test de werkwijze aan de hand van een aantal pilootdossiers.
- Evalueer de werkwijze (mappenstructuur, rollen en verantwoordelijkheden, afspraken, etc.) en stuur bij waar nodig.
- Rol deze aanpak stapsgewijs uit.
Tips voor opzet in een organisatie
- Stel de werkgroep samen op basis van de nodige kennis en competenties (dossierbehandelaars, IT, etc.).
- Houd de opzet van de indiening zo eenvoudig mogelijk voor zowel de indiener als de dossierverantwoordelijke en vermijd het onnodig doorverwijzen naar andere webpagina’s.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Aanvragen worden via incorrecte kanalen ingediend en komen niet of te laat terecht bij de dossierbehandelaar.
- De aanvrager is niet zeker of zijn subsidieaanvraag werd ontvangen.
- Aanvraagdossiers gaan verloren of blijven, in afwezigheid van een registratie, zonder (tijdige) opvolging
Contactpersoon
Deskundige zakelijk beleid – jeugd- en cultuurdienst
Jens Van Hoeydonck
03 660 67 51
Jens.vanhoeydonck@kapellen.be