chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Digitale opvolging tijdige en correcte betaling facturen

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Lier
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Belastingen en retributies, Digitalisering, Informatiebeheer, Opvolgen

    Het gemeentebestuur van Lier heeft de rollen en verantwoordelijkheden in het opvolgings- en goedkeuringsproces van facturen duidelijk bepaald en correct vertaald in de gebruikte software voor inkomende facturen.

    De stad heeft per dienst bepaald wie facturen mag goedkeuren. Aan elke valideerder zijn een aantal medewerkers gekoppeld. De valideerder kan hierdoor enkel bestelbonnen goedkeuren van aanvragen van de eigen/toegewezen medewerkers. Daarnaast wordt er per factuur ook een adviseur aangeduid (de dossierbeheerder), die advies geeft. De adviseur kan op basis van een terreincontrole nagaan of een factuur betaald mag worden. Het rechtenbeheer wordt door de financieel beheerder beheerd via een aparte module.

    Opgelet! Het gaat hier niet om een delegatie van bevoegdheden (de bevoegde budgethouder geeft nog steeds de definitieve goedkeuring), maar op deze manier probeert de stad ervoor te zorgen dat facturen pas betaald worden nadat ze gecontroleerd zijn door de betrokken dienst (die de uitvoering der werken opvolgt en dus de correctheid van het gefactureerde bedrag kan nagaan).

    Het procesverloop ziet er als volgt uit:

    • Alle facturen komen binnen op de financiële dienst die deze registreert, inscant en toewijst aan de correcte dienst.
    • De valideerder ontvangt een bericht dat er een goed te keuren factuur binnen is gekomen. Via een overzicht kan deze ook zien welke facturen nog door hem/haar verwerkt moeten worden (zie Downloads - 'Overzicht te verwerken facturen valideerder').
    • De financiële dienst waakt over het procesverloop en neemt contact op met de valideerders indien er geen actie ondernomen wordt (factuur goed- of afkeuren) (zie Downloads - 'Overzicht goed te keuren facturen (zicht financiële dienst)'). Het softwarepakket maakt dit mogelijk doordat geregistreerd wordt in welke fase de factuur zit en bovendien werkt de stad met knipperlichten wanneer er een bepaald aantal dagen geen verdere actie ondernomen wordt (bijvoorbeeld wanneer een factuur niet goedgekeurd is binnen een bepaald aantal dagen, geeft het programma dit aan) (zie Downloads - 'Overzicht factuurbeheer financiële dienst').

    Alle communicatie en het documentbeheer verloopt dus digitaal, waardoor dossiers niet verloren kunnen gaan.

    Stappenplan voor implementatie
    • Starten met een analyse van het bestaande procesverloop voor de opmaak en de goedkeuring van de inkomende facturen (waar zitten eventuele valkuilen en verbeterpunten?);
    • Erover waken dat de procedure administratief niet te zwaar wordt, maar dat in het kader van een goede interne controle / organisatiebeheersing toch de nodige controles worden ingebouwd;
    • Bespreken met de softwareleverancier zodat met zekerheid de mogelijkheden van het pakket maximaal benut worden;
    • Het softwarepakket eventueel uitbreiden/upgraden om meer automatisatie mogelijk te maken (hier staat een kostprijs tegenover dewelke doorgaans ruimschoots wordt gecompenseerd door de hogere efficiëntie: sneller beslissingsproces, betere opvolgingsmogelijkheden, minder papier ...).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Ervoor zorgen dat er een verantwoordelijke is aangeduid voor het rechtenbeheer van de gebruikte softwarepakketten;
    • Regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) nagaan of de rechten en toegangen nog actueel zijn (Is iemand van functie veranderd? Heeft iemand de organisatie verlaten? ...);
    • In de mate van het mogelijke functiescheiding of andere beheersmaatregelen inbouwen (bijvoorbeeld via logging van wijzigingen aan leveranciersgegevens of via een al dan niet steekproefsgewijze vergelijking van rekeningnummers op de betaallijst en de factuur).
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De rechten en toegangen in de software zijn niet afgestemd op het aankoopproces;
    • De rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren zijn onbestaand en/of onduidelijk, waardoor bepaalde taken niet of onvoldoende worden opgenomen;
    • De verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen het aankoopproces zijn niet gecommuniceerd binnen de organisatie, waardoor processtappen worden overgeslagen (bijvoorbeeld goedkeuren bestek/factuur, initiëren bestelling ...);
    • Documenten raken verloren in de organisatie;
    • Facturen worden laattijdig behandeld en de organisatie moet verwijlintresten betalen;
    • Onvolledige, inaccurate of foutieve facturen worden ingeboekt.

    Contactpersonen

    Financieel beheerder stad
    Bart Luyckx
    Tel: 03 8000 333
    Gsm: 0475 83 62 60
    E-mail: bart.luyckx@lier.be