Digitale zakgeldrekeningen
Cliënten ten laste van het lokaal bestuur van Roeselare die verblijven in een woonzorgcentrum hebben recht op een wettelijk bepaald bedrag aan zakgeld. Zorgbedrijf Motena Roeselare implementeerde een systematiek om dit op te volgen.
De maandelijkse zakgeldverrichtingen worden elektronisch bijgehouden op een algemene rekening van het woonzorgcentrum, waarbij elke bewoner beschikt over een virtuele zakgeldrekening. De financiële dienst stort dit zakgeld naar de algemene rekening van het woonzorgcentrum, waarna het in het softwarepakket wordt verdeeld naar de bewoners op hun virtuele zakgeldrekening. Wanneer een bewoner een deel van het zakgeld in cash geld komt opvragen, ondertekent de bewoner hiervoor een ontvangstbewijs, waarna het geld wordt afgeboekt van de zakgeldrekening. Een factuur van een leverancier (bv. de kapper) wordt betaald vanop de algemene rekening van het woonzorgcentrum, waarna het individuele bedrag per bewoner vanop zijn/haar zakgeldrekening wordt teruggestort naar de rekening van het woonzorgcentrum.
De administratief medewerker van het woonzorgcentrum voert de betalingen op de zakgeldrekeningen uit. Zij houdt van elke betaling een bewijs bij in een aparte map. Op tweemaandelijkse basis bespreken de administratieve medewerker en de maatschappelijk werker het overzicht van de zakgeldrekening met de financiële dienst.
Wanneer er meer dan 500 euro op de zakgeldrekening van een bewoner staat, omdat de bewoner weinig van het maandelijkse zakgeld gebruikt, stort de administratieve medewerker dit saldo naar de systeem i-spaarrekening van de bewoner. Wanneer een zakgeldrekening onder nul gaat, zuivert de administratieve medewerker de rekening aan vanuit de systeem i-rekening na bespreking met de maatschappelijk werker. De maatschappelijk werker heeft geen toegang tot deze zakgeldrekening.
Stappenplan voor implementatie
- Koop/Ontwikkel een (boekhoud)softwarepakket die de mogelijkheid tot virtuele zakgeldrekeningen bevat.
- Configureer het softwarepakket zodat elke bewoner beschikt over een virtuele zakgeldrekening.
- Stel de juiste rechten en toegangen in.
- Leid de betrokken medewerkers op, zodat zij op een correcte manier met deze toepassing kunnen werken
- Hou stavingsstukken van betalingen op de zakgeldrekeningen op een centrale manier bij.
Tips voor opzet in een organisatie
- Implementeer mechanismen om een bepaalde controle op deze rekeningen te kunnen uitoefenen
- Zorg voor voldoende transparantie naar de bewoner toe over de stand van de zakgeldrekening
- Denk kritisch na over wie de rechten en toegangen kan toekennen op deze zakgeldrekeningen
- Voorzie een onafhankelijke controle op de verrichtingen op de zakgeldrekeningen
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Onduidelijkheid over het correct ontvangen van het wettelijke zakgeld
- Frauduleuze handelingen op de zakgeldrekeningen
Contactpersoon
Diensthoofd stafdiensten Motena
Veroniek Ingels
0472 36 25 04
veroniek.ingels@motena.be