Disclaimer mail bij antwoorden op vragen over omgevingsvergunningen
De medewerkers geven de vrijblijvendheid van het voorafgaand overleg, adviesvragen of vragen om uitleg over het omgevingsvergunningenproces aan bij het versturen van een antwoord via e-mail. Dit gebeurt automatisch door in de e-mailhandtekening van de medewerker standaard de vrijblijvendheid van het antwoord op een vraag in een sjabloonzin op te nemen.
Het voorbeeld dat het lokaal bestuur Brasschaat gebruikt, is:
Via dit e-mailbestand en eventuele bijlagen proberen we zo snel mogelijk een antwoord te geven op uw vragen of opmerkingen. Er kan echter geen rechtskracht ontleend worden aan dit bericht dat de gemeente op geen enkele wijze verbindt. Alleen een schriftelijk antwoord ondertekend door burgemeester en algemeen directeur, overeenkomstig de wettelijke voorschriften, is verbindend.
Stappenplan voor implementatie
- Maak een tekst op die duidelijk aangeeft dat het antwoord op de vraag naar informatie over een omgevingsvergunning geen definitieve uitspraak of een eventueel bindend advies is over een (toekomstige of lopende) omgevingsvergunningsaanvraag.
- Voeg deze standaardtekst automatisch toe aan uitgaande e-mails vanuit de dienst Omgeving.
Tips voor opzet in een organisatie
- Bepaal voor welke diensten het minimum relevant is om een disclaimer toe te voegen in e-mailberichten.
- Communiceer aan de medewerkers dat ze deze sjabloonzin moeten toevoegen.
- Ga op regelmatige basis na of iedere medewerker dit effectief gebruikt.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Wanneer een positief antwoord of advies gegeven wordt, bestaat het risico dat aanvragers het antwoord als een (positieve) beslissing beschouwen.
- De ontvanger denkt bepaalde rechten te hebben op basis van het gegeven antwoord.
Contactpersoon
Beleidsmanager plaatsgebonden zaken
Ruimte en wonen, ondernemen, toerisme, patrimonium en facility
Martine Kenis
+32 3 650 02 51
martine.kenis@brasschaat.be