chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Draaiboek voor het budgetbeheerproces

    Lokaal bestuur
    OCMW-bestuur Ieper
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Budgetbeheer

    Bij de meeste geauditeerde besturen uit de thema-audit budgetbeheer zijn de draaiboeken of procesbeschrijvingen niet of onvoldoende in detail uitgewerkt. Deze documenten beschrijven vaak niet alle fases van het proces.

    OCMW Ieper beschikt over  een draaiboek met concrete richtlijnen en afspraken voor de verschillende fases van het budgetbeheerproces (intake, opstart, begeleiding, afbouw). Het draaiboek biedt de maatschappelijk werkers een duidelijk kader voor de uitvoering van het budgetbeheer, zodat zij concreet weten wat van hen wordt verwacht. Een dergelijk draaiboek draagt bij aan de uniformiteit en de transparantie van het proces op voorwaarde dat alle medewerkers de richtlijnen ook effectief toepassen en dat het draaiboek geactualiseerd wordt wanneer de procesuitvoering wordt bijgestuurd. Dit kan bijvoorbeeld door procesoptimalisaties of door de implementatie van nieuwe softwaretoepassingen en/of werkinstrumenten.

    OCMW Ieper deelt het budgetbeheerproces op in vier fases:

    1. Dringende situaties en intakes.
    2. Het verloop van de opstart.
    3. Het begeleidingsproces.
    4. De afbouw van een dossier.

    Het draaiboek behandelt elke fase in detail en bevat stapsgewijze handleidingen voor de gebruikte softwaretoepassingen en de werkinstrumenten en sjablonen. In het draaiboek heeft het OCMW een bijkomend onderdeel opgenomen over de verplichtingen van de maatschappelijk werkers op vlak van onder andere rapportering, monitoring en de interne back-upregeling.

    Kunnen we ook iets zeggen over hoe het draaiboek gebruikt wordt? Met een slecht karakter kan ik nu lezen dat het draaiboek er wel is, maar verder niet gebruikt wordt in de dagelijkse werking (bv. bij opleiding nieuwe mensen, tijdens teamoverleg, procesverloop is opgenomen in software, …)

    Stappenplan voor implementatie
    • Breng het verloop van het budgetbeheerproces in kaart. Toets het procesverloop af met de visie van het bestuur op het budgetbeheer. Evalueer of het budgetbeheerproces is afgestemd op het behalen van de vooropgestelde doelstellingen.
    • Beschrijf de verschillende stappen in een draaiboek en/of procesbeschrijving, zodat elke medewerker op basis van het draaiboek weet wat concreet van hem/haar verwacht wordt.
    • Ontwikkel indien nodig bijkomende sjablonen of werkinstrumenten ter ondersteuning van een uniforme aanpak door de maatschappelijk werkers. Neem deze sjablonen of werkinstrumenten (of de link naar deze) op in het draaiboek.
    • Evalueer periodiek het budgetbeheerproces en stuur bij indien nodig. Pas gelijktijdig het draaiboek aan, zodat dit steeds een weerspiegeling is van het actuele procesverloop.
    • Bewaak de uniformiteit van het proces en hou toezicht op de naleving van de richtlijnen en afspraken.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Stem het procesverloop af op de visie van het OCMW. Het opstellen van een draaiboek of procesbeschrijving kan een goed moment zijn om een visie op het budgetbeheer te ontwikkelen, die gedragen is door het politieke niveau.
    • Betrek tijdens de opmaak van het draaiboek zoveel mogelijk de uiteindelijke gebruikers ervan en bijvoorbeeld ook de ondersteunende diensten zoals ICT en administratie.
    • Breng alle betrokken diensten en medewerkers op de hoogte van het draaiboek en hou het document levendig. Hou toezicht op de naleving van de richtlijnen en afspraken.
    • Ga bij een procesevaluatie na of het draaiboek nog actueel is.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?

    Het is voor medewerkers onduidelijk op welke manier het budgetbeheerproces verloopt, waardoor medewerkers de verschillende fases van het budgetbeheerproces naar eigen goeddunken invullen. Hierdoor bestaat het risico dat niet elke cliënt gelijk behandeld wordt en neemt het risico op fouten en inefficiënties toe.

    Contactpersonen

    1. Stefan Depraetere
      Algemeen directeur, stefan.depraetere@ieper.be, +32 (0) 479 77 69 47
    2. Stef Deboutte
      Adjunct financieel directeur, stef.deboutte@ieper.be, +32 (0) 493 706 960
    3. Conchita Ollevier
      Maatschappelijk werker, conchita.ollevier@ieper.be, +32 (0) 57 451 743