chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Duidelijke procedure voor het aanvragen van een visum (GD. Art. 160) en communicatie hierover

    Lokaal bestuur
    Middelkerke
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Opvolgen, Personeel

    Het gemeentebestuur van Middelkerke heeft de procedure voor het visum (GD. Art. 160) duidelijk omschreven en intern gecommuniceerd om ervoor te zorgen dat de richtlijnen hieromtrent gekend zijn onder de medewerkers en correct toegepast worden. Voor dringende uitgaven (GD. Art. 157) heeft de organisatie ook een procedure uitgewerkt, waarbij steeds advies gevraagd moet worden aan de financieel beheerder.

    Deze procedures leggen uit wat het visum/advies inhoudt, waarom dit belangrijk is, wanneer dit moet worden aangevraagd en welke documenten bezorgd moeten worden. De wettelijke bepalingen zijn hier mee in verwerkt.

    De gemeente heeft daarnaast een gebruiksvriendelijk sjabloon opgemaakt om het visum/advies aan te vragen.

    Opmerking van Audit Vlaanderen:
    Deze goede praktijk kan bijdragen tot het effectief opvragen van een visum/advies, maar garandeert dit niet.

    Stappenplan voor implementatie
    • De verrichtingen die uitgesloten worden van het visum laten vaststellen door de gemeenteraad;
    • Duidelijke richtlijnen bepalen voor de aanvraag van het visum (Hoe aanvragen? Bij wie? Welke documenten moeten bij de aanvraag zitten? …);
    • Iedereen binnen de organisatie op de hoogte brengen van de procedure (bijvoorbeeld door publicatie op het intranet);
    • De procedure evalueren en bijsturen indien nodig.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Ervoor zorgen dat de uitgeschreven richtlijnen duidelijk en verstaanbaar zijn;
    • Het belang / de meerwaarde van de visumprocedure duidelijk maken;
    • Naast de volledig uitgeschreven procedure ook een overzichtelijk schema (en/of sjabloon) opmaken dat de diensten snel en eenvoudig kunnen raadplegen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Medewerkers weten niet wanneer, waarom en hoe ze een visum moeten aanvragen;
    • Het visum wordt niet aangevraagd wanneer dit wel verplicht is volgens de interne/wettelijke bepalingen.

    Contactpersonen

    Financieel beheerder gemeente
    Roseline Keereman
    Tel: 059 31 30 16
    E-mail: roseline.keereman@middelkerke.be