E-facturatie
Het lokaal bestuur van Oudenaarde maakt gebruik van e-facturatie voor haar binnenkomende facturen. Aan leveranciers wordt gevraagd om hun factuur te sturen naar een centraal e-mailadres, waarna de financiële dienst deze verwerkt. Na verwerking bezorgt deze dienst de factuur digitaal aan een beperkt aantal medewerkers die deze nakijken (bijvoorbeeld nagaan of de bestelling/levering correct gebeurde) en koppelen aan de bestelbon. Vervolgens controleert de leidinggevende de factuur en keurt deze goed. De nodige informatie komt nadien automatisch terug bij de financiële dienst voor verwerking in het boekhoudpakket. De financiële dienst voert ten slotte een controle uit op het rekeningnummer van de leverancier en het bedrag van de betaling. Het gebruik van e-facturatie zorgt ervoor dat facturen zonder bestelnummer niet meer betaald kunnen worden, waardoor aankopen via de bestelprocedure noodzakelijk zijn voor betaling.
Deze aanpak van e-facturatie is een pragmatische oplossing. Bijzondere aandacht is vereist met betrekking tot informatieveiligheid en -beheer (bijvoorbeeld: Is de uitgestuurde e-mail effectief ontvangen? Worden de facturen op een dermate wijze bijgehouden dat deze voldoende bewijskracht hebben voor latere controles?). Zo houdt het lokaal bestuur van Oudenaarde aanvullend een afzonderlijk klassement bij voor de facturen waarvoor het btw-plichtig is.
Stappenplan voor implementatie
- Onderzoeken welk softwarepakket voor e-facturatie het beste voldoet aan de behoefte van de organisatie;
- Voldoende geïnformeerd zijn over de mogelijkheden van het gekozen softwarepakket om het optimaal af te kunnen stemmen op de eigen organisatie;
- Een projectteam/testgroep samenstellen met participatie van diverse stadsdiensten;
- Een procesbeschrijving opmaken over de flow van de facturen;
- Stimuleren van leveranciers om facturen digitaal aan te leveren;
- Een testfase uitvoeren bij een beperkt aantal diensten, waarin bijsturing nog mogelijk is;
- Een informatiesessie organiseren over de nieuwe manier van werken;
- De digitalisering van facturen uitbreiden naar de volledige organisatie;
- Permanent evalueren van het proces van facturatie om digitalisering verder uit te bouwen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Bij de samenstelling van een projectteam/testgroep, naast de betrokken medewerkers van de financiële dienst, ook inspraak van andere diensten vragen, zodat degenen die weinig facturen verwerken eveneens hun invalshoek kunnen meegeven;
- Vóór de implementatie, inspiratie opdoen uit de werking van e-facturatie in een concrete werktoepassing bij een andere organisatie (bijvoorbeeld het lokaal bestuur van Zwalm, één van de pioniers bij de implementatie van e-facturatie en intussen reeds ver gevorderd in een quasi volledige digitalisering van het proces van inkomende facturen, zie ook het artikel Finzine onder bijlage);
- Om risico’s met betrekking tot informatieveiligheid en –beheer te vermijden, kunnen lokale besturen gebruikmaken van geavanceerde e-facturatieplatformen;
- Meer informatie over elektronisch factureren is beschikbaar op http://www.efactuur.belgium.be en https://www.bestuurszaken.be/e-invoicing-voor-leveranciers.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Papieren facturen gaan verloren;
- Facturen worden onterecht uitbetaald door een gebrek aan opvolging van de bestelprocedure.
Contactpersoon
Financieel directeur gemeente
Saskia Van Cauwenberghe
055 33 51 14
saskia.van.cauwenberghe@oudenaarde.be