Een degelijk kader voor organisatiebeheersing
Het lokaal bestuur Sint-Niklaas (stad en OCMW) keurde in juni 2021 een kader voor organisatiebeheersing goed.
Het kader beschrijft
- het model voor de aanpak van organisatiebeheersing (dit is de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen)
- de werkwijze en frequentie waarop de zelfevaluatie wordt uitgevoerd
- lokaal bestuur Sint-Niklaas zal een organisatiebrede zelfevaluatie om de zes jaar, voorafgaand aan de nieuwe bestuursperiode, uitvoeren als onderdeel van de interne omgevingsanalyse. De interne omgevingsanalyse zal geëvalueerd en geactualiseerd worden halfweg de lopende bestuursperiode). Daarnaast zet het lokaal bestuur, doorheen de legislatuur, nog andere stappen om risico’s te identificeren en aan te pakken;
- andere manieren waarop de organisatie stil staat bij haar werking (bv: de bevindingen van de globale rapporten van Audit Vlaanderen aftoetsen aan de eigen werking);
- de opvolging van het plan van aanpak (een verbeteractieplan) voor het uitwerken van beheersmaatregelen om de risico’s aan te pakken (met verantwoordelijke, timing, status, gezette en nog te zetten stappen). Hiervoor gebruikt het lokaal bestuur een aparte opvolgingstabel;
- de rapportering organisatiebeheersing
- de rollen en verantwoordelijkheden van beleidsmedewerker, organisatiebeheersing, het managementteam, de algemeen directeur en de raden.
Stappenplan voor implementatie
- Stel een medewerker aan die verantwoordelijk is voor (de aanpak van) organisatiebeheersing.
- Kom tot een onderbouwde keuze voor een model en de periodiciteit voor het uitvoeren van een zelfevaluatie.
- Laat het kader goedkeuren door de raden.
- Communiceer/Koppel periodiek terug over de aanpak van organisatiebeheersing naar het managementteam, de medewerkers en het politieke niveau.
- Evalueer het kader en de wijze waarop dit toegepast werd en pas eventueel het kader aan.
Tips voor opzet in een organisatie
- Zorg voor een draagvlak (of risicobewustzijn) om te werken aan organisatiebeheersing zowel bij de medewerkers als bij het politieke niveau.
- Betrek alle geledingen van het bestuur bij de aanpak van organisatiebeheersing (dus bij de uitvoering van de zelfevaluatie, bij het uitwerken van maatregelen om een risico te beperken, bij de rapportering organisatiebeheersing).
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Het lokaal bestuur kent haar belangrijkste verbeterpunten en risico’s voor de management- en ondersteunende processen niet en heeft geen strategie om deze risico’s aan te pakken en te beheersen.
- Risico’s bedreigen de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening aan de burger waardoor het vertrouwen van de burger in de overheid wordt aangetast.
- Het lokaal bestuur is niet in staat om een degelijke organisatiebeheersing uit te bouwen door het ontbreken van een kader.
- Het lokaal bestuur evalueert haar werking niet op regelmatige basis.
Contactpersoon
Beleidsadviseur
Veerle Verhoestraete
03/778.30.64 of 0476/46.87.97
Veerle.verhoestraete@sint-niklaas.be