chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Een gedocumenteerde verbetercyclus voor een subsidieproces

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Aalst
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Opvolgen, Premies, subsidies en toelagen

    De stad Aalst heeft haar subsidies voor ontwikkelingssamenwerking gebundeld in één subsidiereglement. Voor deze subsidies werd bovendien een uitgeschreven procesomschrijving opgemaakt. In deze omschrijving wordt het subsidieverloop binnen één jaar in verschillende stappen uitgesplitst.

    Conform het reglement, evalueert de dienst ontwikkelingssamenwerking samen met de gemeentelijke raad voor internationale samenwerking bij het begin van het jaar dit subsidiereglement en formuleren zij eventuele verbetervoorstellen (bv. over de leesbaarheid van het reglement of over de rol van de jury bij de evaluatie van subsidieaanvragen). Nadien worden het reglement en de aanvraagformulieren eventueel herzien en de wijzigingen gecommuniceerd naar de doelgroepen toe.

    De procesomschrijving biedt de stad aldus duidelijke richtlijnen voor de behandeling en toekenning van deze subsidies. Daarnaast dwingt deze werkwijze de stad om zowel het procesverloop als het reglement jaarlijks te evalueren en bij te sturen.

    Stappenplan voor implementatie
    • De evaluatie laten voorbereiden door een werkgroep;
    • Jaarlijks het subsidiereglement voor evaluatie agenderen op de vergadering van de Raad voor Internationale Samenwerking (RIS) van januari;
    • Indien nodig, het voorstel tot herziening voorleggen aan het college van burgemeester en schepenen (advies geven tot herziening);
    • Goedkeuring van de aanpassing door de gemeenteraad;
    • Communicatie van het door de gemeenteraad goedgekeurde en herziene subsidiereglement en eventueel aangepaste (online) aanvraagformulieren in maart gecommuniceerd via mail en de website naar alle potentiele aanvragers.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Werk met een eenvoudig subsidieproces met een minimaal aantal stappen.
    • Gebruik eenvoudige online formulieren voor de aanvraag en het werkingsverslag, die indien mogelijk gestandaardiseerd zijn voor subsidieaanvragen van de hele organisatie;
    • Werk – gezien de relatief kleine verschillen tussen de subsidiebedragen - met een vereenvoudigd enveloppesysteem voor alle aanvragen en niet met een ingewikkeld puntensysteem waarbij het finale subsidiebedrag afhankelijk is van te veel factoren (puntenscores van de jury en verhoging van punten a.d.h.v verschillende criteria o.a. actieve participatie aan de RIS en zijn activiteiten);
    • Streef coherentie na en een goed evenwicht tussen alle thematische subsidiereglementen, met een duidelijk kader voor ontwikkelingsprojecten in het buitenland en internationale (culturele) uitwisselingen;
    • Communiceer aanpassingen van het subsidiereglement en -proces voldoende met alle begunstigden en via verschillende communicatiekanalen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het subsidieproces verloopt inefficiënt en is weinig transparant.

    Contactpersonen

    Dienst Strategische Planning en Europese en Internationale Samenwerking
    strategische.planning@aalst.be
    053 77 9300