chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Een gestructureerde aanpak voor het vergelijken van procedures in aanloop naar een fusie

    Lokaal bestuur
    Aalter en Deinze
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Procesbeheer

    In aanloop naar een fusie brengen de betrokken lokale besturen hun interne werking en externe dienstverlening in kaart. Een gestructureerde aanpak om deze processen te vergelijken, kan helpen om de overgang naar en de continuïteit van de werking in het nieuwe fusiebestuur te vergemakkelijken. 

    Goede voorbeelden per lokaal bestuur: 

    • Lokaal bestuur Aalter: de organisatie zette een systematiek op waarin procesteams, samengesteld uit aanspreekpunten vanuit beide pre-fusiebesturen, aan de hand van een vastgelegd sjabloon een vergelijking maakten van de werking in beide organisaties. In de analyse werden o.a. de werkwijze, de invulling van financiële, administratieve en logistieke ondersteuning en een beknopte beschrijving van de werking opgenomen. Alle bestaande producten (dienstverlening) werden besproken aangezien deze gekoppeld zijn aan de processen. Dit liet toe om “niet-gemeenschappelijke producten of vergeten” producten te detecteren. 

    Vanuit deze analyse werden verschillen tussen beide pre-fusiebesturen in kaart gebracht en in elk team uitvoerig besproken in functie van het behouden van de beste manier van werken. Dit werd vertaald naar acties die via een vastgelegde beslissingsflow gevalideerd werden. In het sjabloon werd ook specifiek ruimte gelaten voor het formuleren van nieuwe voorstellen waarover consensus bereikt was. 

    • Lokaal bestuur Deinze: aan de hand van een portretfoto maakte de organisatie een vergelijkende analyse op dienstniveau. De portretfoto met de huidige situatie vormt het startpunt voor debat over de toekomstige dienstverlening en interne werking van het fusiebestuur.  

    Er werd een vastgelegd stramien gebruikt waarbij een beknopte situering van elke dienst werd weergegeven. Ook werden voor beide besturen enerzijds de gemeenschappelijke taken en anderzijds de specifieke taken in kaart gebracht. Voor elke dienst werd tevens een rubriek ‘relevante indicatoren’ opgenomen. Om de betrokkenheid te verhogen en de kans tot kennismaking met de toekomstige collega’s te benutten, is het belangrijk alle medewerkers van de dienst te betrekken bij de opmaak van de vergelijkende analyse. 

    Stappenplan voor implementatie
    • Creëer een sjabloon/stramien dat de vergelijking mogelijk maakt; 
    • Breng zowel gelijkenissen als verschillen in kaart; 
    • Voorzie een procedure die verduidelijkt waar en door wie verdere beslissingen op basis van deze analyse moeten genomen worden. 
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Hou tijdens de bespreking van de processen steeds voor ogen wat nodig is voor burgers en organisaties; 
    • Betrek zoveel mogelijk personeelsleden bij deze oefening, om op die manier al een draagvlak te creëren. 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het bestuur heeft geen (volledig) zicht op de processen van de interne werking en externe dienstverlening. 

    Contactpersonen

    Lokaal bestuur Aalter
    Cel Organisatiebeheersing 
    kwaliteit@aalter.be  

    Lokaal bestuur Deinze
    Sofie van Doorne 
    Sofie.vandoorne@deinze.be 
    09/381.07.62