chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Een zelfevaluatie als start om te werken aan organisatiebeheersing

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Poperinge
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Opvolgen, Organisatiebeheersing, Samenwerken, Zelfevaluatie

    Het stadsbestuur van Poperinge werkte in de periode 2014-2015 een organisatiebrede aanpak voor interne controle / organisatiebeheersing uit. De Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen werd als kader gehanteerd. Binnen de stad werd een interne werkgroep aangesteld om de aanpak uit te werken. Het traject werd door een externe partner begeleid.

    Een eerste stap was het in kaart brengen van de actuele situatie, een 'foto' van de organisatie nemen. Op basis van de beheersmaatregelen van de leidraad was een online-enquête opgesteld, die werd ingevuld door de leden van het college, de voorzitter van de gemeenteraad, de leden van het managementteam, alle diensthoofden en de 'inhoudelijk betrokken' medewerkers. Elke beheersmaatregel kreeg een score: helemaal eens, eens, oneens of helemaal oneens. Een brede laag van medewerkers werd zo bij de oefening betrokken en de hele interne werking van de organisatie werd geëvalueerd. Of alle risico's door de opgesomde beheersmaatregelen waren afgedekt, werd evenwel niet bevraagd.

    Op basis van de scores selecteerde de interne werkgroep de prioritaire beheersmaatregelen. Deze beheersmaatregelen werden vervolgens aan diverse 'thematafels' voorgelegd, werkgroepen per thema uit de leidraad met de inhoudelijk betrokken leden van het schepencollege en medewerkers. Zij identificeerden bij de beheersmaatregelen de risico's, en beoordeelden deze risico's naar kans en impact. De thematafels formuleerden op basis van deze oefening 64 verbeterpunten. Het managementteam duidde voor elk verbeterpunt een verantwoordelijke aan en stelde een timing voorop om deze te realiseren (gespreid over verschillende jaren).

    De uit te werken verbeterpunten werden ingevoerd in de boordtabel van de stad, een exceltabel aan de hand waarvan ook de uitvoering van de acties van het meerjarenplan worden opgevolgd. Op deze manier kan de stad de realisatie van de beheersmaatregelen systematisch opvolgen,

    Het resultaat van de zelfevaluatie werd aan de gemeenteraad gerapporteerd.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een werkgroep interne controle / organisatiebeheersing samenstellen;
    • Het kader bepalen om te werken rond interne controle / organisatiebeheersing en de leden van de werkgroep vertrouwd maken met dit kader;
    • De trajectaanpak (methode/werkvormen), de te betrekken medewerkers (ruim genoeg zodat de volledige ondersteunende dienstverlening wordt gevat) en de timing bepalen;
    • Een organisatiebrede zelfevaluatie uitvoeren, hierbij inventariseren wat aanwezig is en de risico's benoemen;
    • De zelfevaluatie interpreteren en verbeterpunten formuleren;
    • Een timing en een verantwoordelijke bepalen om de verbeterpunten aan te pakken;
    • De verbeteracties opnemen in de opvolgingstabel van de acties van het meerjarenplan (boordtabel) en deze acties opvolgen tijdens de bijeenkomsten van het managementteam.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Realistische ambities bepalen inzake de rol van interne controle / organisatiebeheersing en de timing van de uit te voeren acties, in lijn met de (werk)capaciteit van de organisatie;
    • Ook de medewerkers betrekken bij deze oefening en niet enkel bijvoorbeeld het managementteam, zodoende wordt een draagvlak gecreëerd;
    • Voldoende duidelijk en naar alle medewerkers (organisatiebreed) communiceren over de reden, het nut en de ambities van interne controle / organisatiebeheersing;
    • Streven naar een realistische planning van de verbeteracties (de acties spreiden over meerdere jaren);
    • Zorgen voor een structurele opvolging van de acties;
    • Zie ook: https://overheid.vlaanderen.be/leidraad-interne-controle-organisatiebeheersing-lokale-besturen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het bestuur en het management kennen de risico's waarmee de organisatie geconfronteerd wordt niet en/of nemen hierrond onvoldoende actie, waardoor ze kans loopt op belangrijke schade (bijvoorbeeld financiële schade of imagoschade);
    • De interne controle / organisatiebeheersing (analyse, planning, rapportering) gebeurt ad hoc en is daardoor niet efficiënt en effectief;
    • Een toename van de plannings-, monitoring- en rapporteringslast bemoeilijkt de haalbaarheid van de aanpak van de interne controle / organisatiebeheersing op langere termijn.

    Contactpersonen

    Beleidscoördinator interne diensten en burgerzaken stad
    Guy Beugnies
    Tel: 057 346 664
    E-mail: guy.beugnies@poperinge.be