Efficiënt en gezamenlijk beheer van spontane sollicitaties
Het lokaal bestuur organiseert de verwerking, het beheer en de opvolging van verschillende categorieën van spontane sollicitaties op een efficiënte en uniforme wijze. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een intern ontwikkeld systeem dat het risico op fouten beperkt.
Voor elk type vacature (bv. solliciteren voor betaald werk, jobstudenten, vrijwilligers, stagiairs, permanente vacatures) kan via een koppeling doorgeklikt worden naar een webgebaseerd invulformulier met een aantal verplichte velden. Deze informatie komt terecht in een database op basis waarvan voorgeprogrammeerde Excel-overzichten kunnen worden aangemaakt. Deze bevatten onder meer het gewenste arbeidsregime (voltijds of deeltijds) of de dienst waarin de kandidaten graag tewerkgesteld zouden zijn.
Kandidaten ontvangen een automatisch standaardbericht (bv. geldigheidsduur, uitnodiging ingeval van vacatures enz.). Ook de medewerkers van de personeelsdienst ontvangen een bericht dat een nieuwe spontane sollicitatie werd ontvangen. Ingeval van een (dringende) personeelsbehoefte consulteert de personeelsdienst de Excellijst. Vervolgens worden de kandidaten gecontacteerd die hun interesse voor de beschikbare functie kenbaar hebben gemaakt en voldoen aan de voorwaarden.
Daarna wordt een instroomprocedure opgestart. Telkens wanneer een kandidaat wordt gecontacteerd voor een relevante vacature, wordt dit ook opgenomen in het Exceloverzicht. Het tijdstip van de sollicitatie wordt weergegeven in het overzicht, zodat kandidaten die meer dan 1 jaar geleden kandideerden, niet langer worden uitgenodigd en kunnen worden verwijderd.
Stappenplan voor implementatie
- Interne afspraken maken over de verwerking van de spontane sollicitaties;
- Excelbestand opmaken op basis van de gemaakte afspraken met vermelding van relevante gegevens;
- Overleggen met dienst informatica en communicatie m.b.t. de opmaak van het document, de link naar de website en het genereren van automatisch het antwoord;
- Aanmaken van de toepassing door de dienst informatica;
- Voorzien van testfase en eventuele bijsturing.
Tips voor opzet in een organisatie
- Duidelijk afbakenen van de relevante informatie of gegevens;
- Concrete afspraken maken binnen dienst HRM over de correcte opvolging;
- Aanduiden van 1 verantwoordelijke voor de opvolging van de vacatures gelinkt aan het spontaan sollicitantenbestand.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie besteedt veel tijd aan het (manueel) verwerken en registreren van spontane sollicitaties;
- Het verwerken van spontane sollicitaties gebeurt vertraagd en/of met fouten (bv. onleesbaarheid papieren formulier, onvolledigheid, foutenlast bij manuele overzetting) en versnipperd (verschillende aanpak voor vrijwilligers, jobstudenten enz.);
- Spontane sollicitaties worden niet beheerd.
Contactpersoon
Diensthoofd personeel
Milda De Jans
09/381.07.79
milda.dejans@deinze.be