Facturatieproces
Het lokaal bestuur van Scherpenheuvel-Zichem neemt maatregelen om de aanvragen van stedenbouwkundige vergunningen en attesten correct te factureren. Het facturatieproces start bij de dienst stedenbouw. Deze dienst maakt facturen op voor de ontvangen aanvragen. Pas na het uitvoeren van een onafhankelijke controle stuurt de financiële dienst de opgemaakte facturen op. Deze controle gebeurt door de geregistreerde aanvragen te vergelijken met de opgemaakte facturen. Het register van aanvragen voor stedenbouwkundige documenten is een betrouwbare bron van informatie om deze te kunnen uitvoeren. Niet-geregistreerde aanvragen kunnen namelijk niet verder behandeld worden. Hierdoor heeft het lokaal bestuur er een redelijke zekerheid over dat alle aanvragen correct gefactureerd worden. De opmaak van de facturen gebeurt maandelijks. Dat zorgt ervoor dat het lokaal bestuur tijdig de inkomsten waar ze recht op heeft, kan innen.
Stappenplan voor implementatie
- De frequentie van uitsturen van facturatie bepalen.
- Duidelijke afspraken maken over wie welke controle uitvoert en met welke frequentie.
Tips voor opzet in een organisatie
- Vergunningen en attesten op een uniforme wijze registreren ongeacht welke medewerker de registratie doet;
- Het overzicht van de geregistreerde aanvragen niet manueel bewerkbaar maken om het proces meer sluitend te maken;
- Een unieke nummering van dossiers van aanvragen van stedenbouwkundige vergunningen;
- Ontbrekende dossiernummers kunnen verklaren; een mogelijke verklaring is dan dat de aanvraag werd stopgezet;
- Enkel kosten aanrekenen bij de uitreiking van een document en niet bij de aanvraag;
- Periodiek factureren om het opvolgingsproces eenvoudiger te maken: gelijktijdige facturatie betekent gelijktijdige betaling waardoor de opvolging van de betaling vereenvoudigt;
- Tijd blokkeren in de agenda's om ervoor te zorgen dat het proces ook effectief opgevolgd wordt.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie mist inkomsten doordat niet alle aanvragen correct gefactureerd worden;
- Fouten of fraude met facturen worden niet opgemerkt.
Contactpersoon
Financieel directeur gemeente
Hilde Venstermans
013 35 24 20
hilde.venstermans@scherpenheuvel-zichem.be
Boekhouder gemeente
Guy Lemmens
013 35 24 28
guy.lemmens@scherpenheuvel-zichem.be