chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Financiële opvolging van individuele werken

    Lokaal bestuur
    Middelkerke
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Informatiebeheer, Opvolgen

    Het gemeentebestuur van Middelkerke werkt met een eenvoudige spreadsheet om de uitbesteding van werken op te volgen. Hierin houdt de organisatie per individueel werk een tabel op een afzonderlijk tabblad bij met de financiële gegevens (bijvoorbeeld erelonen en betaalde vorderingsstaten). Het eerste tabblad bevat een overzicht om snel naar het gewenste werk te kunnen navigeren. Onderbouwende documenten bij de gegevens in de tabellen (gunningsbeslissingen, ramingen …) bevinden zich in genummerde (elektronische of fysieke) dossiermappen.

    Een administratieve medewerker vult de tabellen aan, op basis van de informatie aangeleverd door de dossierbeheerder. De administratieve medewerker bewaakt de volledige en correcte invulling van het overzicht en geeft een signaal wanneer bijkomend krediet moet worden gezocht of een nieuwe procedure moet opgestart worden. De dossierbeheerder neemt dit vervolgens verder op.

    Het nauwgezet bijhouden van de financiële gegevens maakt het mogelijk het effectieve gebruik van de budgetten op te volgen (uitgaven versus vastgelegd krediet) en (tijdig) bij te sturen indien nodig (bijvoorbeeld door bijkomend krediet te voorzien). Elk kwartaal zit de administratieve medewerker samen met de boekhouder om de overeenstemming van de cijfers uit de tabellen en deze in de boekhouding te vergelijken. Dit is nuttig omdat de uitgaven per individueel werk niet eenvoudig uit de boekhouding gehaald kunnen worden.

    Opmerking van Audit Vlaanderen:
    Deze werkwijze van de gemeente Middelkerke is enkel nuttig indien de financiële opvolging van individuele werken niet mogelijk is met (standaard)rapportages beschikbaar in de boekhoudsoftware.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een sjabloontabel opmaken voor het bijhouden van de financiële gegevens per uitbesteed werk (bijvoorbeeld de erelonen betaald aan het studiebureau, de veiligheidscoördinator, de EPB-verslaggever en de betaalde vorderingsstaten);
    • Bij de beslissing tot opstart van een nieuw dossier meteen de nodige tabel aanmaken;
    • Nauwgezet alle vorderingsstaten en meer/aanvullende werken in de tabel bijhouden, zodat op basis van deze tabel indien nodig meteen bijkomend krediet kan aangevraagd worden op de eerstvolgende begrotingswijziging.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorgen voor een goede communicatielijn tussen de financiële en uitvoerende diensten;
    • De tabellen met financiële gegevens beveiligen, zodat deze enkel tussen de verantwoordelijke medewerker van de uitvoerende dienst en de financiële dienst bewerkt en gedeeld kunnen worden.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Bijkomende kredieten worden niet tijdig gezocht of een nieuwe procedure wordt niet tijdig opgestart;
    • De organisatie heeft onvoldoende zicht op de uitgaven per individueel werk.

    Contactpersonen

    Medewerker technische dienst gemeente
    Jurgen De Meyere
    Tel: 059 31 30 16
    E-mail: jurgen.demeyere@middelkerke.be