chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Formalisatie van het operationele aankoopproces en budgethouderschap

    Lokaal bestuur
    Mortsel
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus, Informatiebeheer, Opvolgen, Organisatie

    In 2015 werd binnen het stadsbestuur van Mortsel het aankoopproces grondig herzien. De taken van de verschillende betrokken actoren, zowel op het politieke als administratieve niveau, werden duidelijk en correct vastgelegd in een delegatiebesluit.

    Dit delegatiebesluit kent het budgethouderschap tot € 8.500 excl. btw (binnen het exploitatiebudget) toe aan verschillende diensthoofden. Uitgaven hoger dan dit bedrag blijven de bevoegdheid van het college (tot € 30.000 excl. btw) of de raad. Deze taakverdeling moet ervoor zorgen dat kleinere uitgaven een vlottere doorloop kennen.

    Het correcte verloop van de aankoopprocedure wordt tevens bewaakt door de visumplicht vanaf € 3.000 excl. btw, waar ook een nazicht door de centrale aankoopdienst aan is gekoppeld. Naar de praktische uitwerking toe dient de organisatie tot slot nog een aantal verdere stappen te ondernemen (bijvoorbeeld de rapportering omtrent het budgethouderschap).

    Stappenplan voor implementatie
    • Het bestaande proces grondig evalueren, beslissen welke controles binnen dit proces voldoende zijn en hoe die zich verhouden tegenover (eventueel) budgethouderschap;
    • Formaliseren van de gemaakte afspraken met betrekking tot de bevoegdheden, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van alle betrokkenen bij het budgethouderschap in een nieuw regelement en delegatiebesluit;
    • De IT-technische toegangen tot de diverse systemen/modules aanpassen aan de vastgelegde rollen en verantwoordelijkheden;
    • Een aantal extra controlemaatregelen (bijvoorbeeld visum, vierogenprincipe ...) inbouwen om conflicterende belangen te ondervangen;
    • Waken over de correcte opvolging en implementatie van de genomen maatregelen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Realistische ambities bepalen inzake rollen, verantwoordelijkheden en de mate van functiescheiding in lijn met de capaciteit van de organisatie;
    • Deze ambities afstemmen met het politieke niveau;
    • De formele documenten bij eventuele wijzigingen up-to date houden.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Taken en verantwoordelijkheden worden op een andere wijze ingevuld dan voorzien, wat leidt tot inefficiënties;
    • De rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren (administratie en politiek) zijn onbestaand en/of onduidelijk, waardoor bepaalde taken niet of onvoldoende worden opgenomen;
    • Rollen en verantwoordelijkheden zijn onlogisch gekoppeld aan de beschikbare competenties (bijvoorbeeld niet op basis van gevolgde opleidingen) en capaciteit (bijvoorbeeld niet op basis van de beschikbaarheid van medewerkers);
    • De verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen het aankoopproces zijn niet (goed) gecommuniceerd binnen de organisatie, waardoor processtappen en/of -controles worden overgeslagen (bijvoorbeeld het goedkeuren van het bestek / de factuur, het initiëren van de bestelling, het in ontvangst nemen van goederen ...).

    Contactpersonen

    Financieel consulent stad
    Geert Van Soom
    Tel: 03 444 17 67
    E-mail: geert.vansoom@mortsel.be