Functiescheiding - dubbele handtekening voor verrichtingen op budgetrekeningen als basis voor steekproefgewijs toezicht
Het lokaal bestuur van Tielt heeft in de betalingsfase van het budgetbeheerproces een functiescheiding ingebouwd. Op deze manier voorkomt de organisatie dat de behandeld maatschappelijk werker een monopolie positie verkrijgt in het budgetbeheerproces.
De maatschappelijk werkers voeren zelf de betalingen, die voortvloeien uit het budgetbeheer van hun cliënten, in de specifieke softwaretoepassing voor budgetbeheer. Na registratie in de softwaretoepassing worden deze betalingen in één betalingsbestand doorgestuurd naar het elektronisch betalingsplatform van de bank.
Deze betalingen kunnen in het elektronisch betalingsplatform slechts worden uitgevoerd volgens het principe van een dubbele handtekening:
- De maatschappelijk werker zet de eerste handtekening.
- Een tweede personeelslid, niet betrokken bij het budgetbeheer (diensthoofd sociale dienst) is aangeduid voor het plaatsen van de tweede handtekening.
Het lokaal bestuur heeft hier een vier-ogenprincipe ingebouwd. De betalingen worden steekproefsgewijs gecontroleerd op hun rechtmatigheid. Het tweede personeelslid vraagt voor de geselecteerde transacties de onderbouwende stavingsstukken op bij de maatschappelijk werker die de betalingen heeft geïnitieerd. Vervolgens controleert het tweede personeelslid of bijvoorbeeld de factuurgegevens overeenstemmen met de betalingsgegevens in het elektronisch betalingsplatform. Na het plaatsen van de tweede handtekening worden de betalingen uitgevoerd.
Indien het lokaal bestuur de resultaten van het steekproefsgewijs toezicht documenteert, kan hierover periodiek gerapporteerd worden aan het managementteam en het politieke niveau. Deze resultaten kunnen zo bijdragen tot een evaluatie en een mogelijke bijsturing van het budgetbeheerproces.
Stappenplan voor implementatie
- Activeren van de mogelijkheid tot dubbele handtekening in het elektronisch betalingsplatform in overleg met de bankinstelling.
- Aanduiden van een medewerker (en back-up in geval van afwezigheid) die verantwoordelijk is voor plaatsten van de tweede handtekening. Deze medewerker initieert zelf geen betalingen in het kader van budgetbeheer.
- Vastleggen werkwijze en periodiciteit van de steekproefbepaling.
- Rapportering over de resultaten van de steekproefsgewijze controle.
Tips voor opzet in een organisatie
- Het inbouwen van een vier-ogenprincipe heeft pas meerwaarde als hieraan een (steekproefsgewijs) toezicht is gekoppeld. Samen met het implementeren van de functionaliteit van de dubbele handtekening in het elektronisch betalingsplatform is het aangewezen om ook het informatiebeheer (bijhouden van stavingsstukken) op punt te zetten.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Een maatschappelijk werker heeft een monopolie positie binnen het budgetbeheerproces en meer specifiek binnen de betalingsfase waardoor het lokaal bestuur onrechtmatige verrichtingen niet detecteert of kan voorkomen.
Contactpersoon
Diensthoofd sociale dienstverlening
Frederick Desmet
Tel.: 051/42 79 10
Fax: 051/42 79 20
sociale.dienst@ocmwtielt.be
Deken Darraslaan 17 - 8700 Tielt