Functiescheiding door middel van een dubbele handtekening bij het uitvoeren van betalingen op systeem i-rekeningen
Het lokaal bestuur van Waregem heeft in de betalingsfase van het systeem i-proces functiescheiding ingebouwd. Op deze manier voorkomt het dat één medewerker een monopoliepositie bezit bij het uitvoeren van betalingen.
Een maatschappelijk werker geeft, na controle, de informatie (factuur of ander onderbouwend stuk) m.b.t. uit te voeren betalingen (woonzorgfactuur, kleine uitgaven…) van cliënten digitaal door aan de financiële dienst. De onderbouwende stukken worden bewaard in een gemeenschappelijke digitale map.
Een medewerker van de financiële dienst geeft de uit te voeren transacties in de betaaltoepassing van de bank in en plaatst een eerste handtekening. De betaling kan vervolgens pas plaats vinden nadat een maatschappelijk werker de tweede handtekening heeft geplaatst (voor een lot van betalingen).
Het lokaal bestuur heeft hierdoor een vierogenprincipe ingebouwd. De maatschappelijk werker kan bij het plaatsen van de tweede handtekening bepaalde controles uitvoeren, zoals bijvoorbeeld nagaan in hoeverre de betaling overeenkomt met wat initieel werd doorgegeven. Het feit dat de facturen digitaal per cliënt en per betaalmandaat bewaard worden, vergemakkelijkt de controlemogelijkheden bij de maatschappelijk werkers wanneer zij hun handtekening plaatsen. Pas na het plaatsen van de tweede handtekening wordt de betaling effectief uitgevoerd.
Optimalisatie kan door periodiek te rapporteren over het (steekproefsgewijs) toezicht op de verrichtingen aan het managementteam en het politieke niveau.
Stappenplan voor implementatie
- Activeer de mogelijkheid tot dubbele handtekening in de betaaltoepassing in overleg met de bank.
- Leg vast welke medewerker (en back-ups in geval van afwezigheid) verantwoordelijk is voor het ingeven van de betalingen in de betaaltoepassing van de bank en voor het plaatsen van de eerste handtekening.
- Duid een medewerker (en back-ups in geval van afwezigheid) aan die verantwoordelijk is voor het plaatsten van de tweede handtekening.
- Leg vast welke (steekproefsgewijze) controles er dienen te gebeuren bij het plaatsen van de tweede handtekening.
- Voer sporadische onafhankelijke (steekproefsgewijze) controles uit om na te gaan of de betalingen correct zijn uitgevoerd.
- Rapporteer over de resultaten van de steekproefsgewijze controle.
Tips voor opzet in een organisatie
- Samen met het implementeren van de functionaliteit van de dubbele handtekening in de elektronische betaaltoepassing is het aangewezen om ook het informatiebeheer (bijhouden van stavingsstukken) op punt te zetten.
- De medewerkers (en hun back-ups) die de handtekeningen zetten hebben best andere functies: bv. handtekening 1 moet gezet worden door iemand van dienst A, handtekening 2 moet gezet worden door iemand van dienst B.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De middelen op de systeem i-rekeningen worden gebruikt voor onrechtmatige betalingen.
- Een maatschappelijk werker heeft een monopoliepositie binnen het systeem i-proces en meer specifiek binnen de betalingsfase waardoor het lokaal bestuur onrechtmatige verrichtingen niet kan detecteren of voorkomen.
Contactpersoon
Adjunct-algemeen directeur Waregem
Bruno De Backer
056 62 98 40
Bruno.DeBacker@welzijn.waregem.be