Gebruik van een checklist doorheen het omgevingsvergunningenproces
Op basis van een checklist (op papier) bepaalt de dienst omgevingsvergunningen de te volgen procedure en de aan te schrijven adviesinstanties. Het resultaat ervan nemen de medewerkers nadien op in het eigen dossieropvolgingssysteem. De betrokken gemeentelijk omgevingsambtenaar (GOA) doet een controle alvorens ontvankelijk- en volledig te verklaren en vult, indien nodig, de aan te schrijven adviesinstanties verder aan.
Het gebruik van een checklist ondersteunt het behandelen van een omgevingsvergunningsaanvraag. Dit vermindert de kans dat medewerkers belangrijke zaken vergeten. Het laat ook toe om controles uit te voeren of om aan te tonen dat de noodzakelijke stappen zijn uitgevoerd.
Belangrijk is om de checklist op regelmatige basis af te toetsen met de geldende regelgeving. Vooral wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd, is het relevant om na te gaan of aanpassingen nodig zijn (bv. bij wijzigende termijnen, wijzigingen in verplicht aan te schrijven adviesinstanties…)
Een digitale versie van dergelijke checklist (bij voorkeur in het dossieropvolgingssysteem) kan de efficiëntie nog verhogen.
Stappenplan voor implementatie
- Neem de opeenvolgende processtappen van het omgevingsvergunningenproces op in een lijst.
- Hanteer de wetgeving om een overzicht te maken van de nodige documenten bij de ontvankelijk- en volledigheidsverklaring;
- Neem de verplichte adviesinstanties op
- Lijst de uit te voeren stappen op voor het opstarten van een openbaar onderzoek;
- Spreek af welke andere elementen in deze checklist moeten opgenomen worden.
Tips voor opzet in een organisatie
- Digitaliseer en integreer deze checklist zoveel mogelijk in het dossieropvolgingssysteem;
- Gebruik dergelijke checklist voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles doorheen het proces. Houd de checklist overzichtelijk en werkbaar.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Noodzakelijke documenten worden niet opgevraagd waardoor de aanvraag onterecht ontvankelijk en volledig verklaard wordt.
- Bij de uitvoering van het openbaar onderzoek worden stappen niet uitgevoerd (bv. Niet de correcte omwonenden aanschrijven).
- Verplichte adviesinstanties worden niet aangeschreven.
- Aanvragen worden niet op een uniforme manier behandeld.
Contactpersoon
Lokaal Bestuur Tielt; Dienst omgevingsvergunningen
T +32 (0)51 42 82 00