Gebruik van sjabloondocumenten doorheen het omgevingsvergunningenproces
Bij het doorlopen van het omgevingsvergunningenproces maken verschillende gemeenten en provincies gebruik van diverse sjablonen. Onder meer voor:
- de ontvankelijk- en volledigheidsverklaring;
- affiche voor openbaar onderzoek met begeleidende brief;
- brief aan de omwonenden bij de start van een openbaar onderzoek;
- verslag van de GOA;
- omgevingsvergunningenbeslissing;
- weigering omgevingsvergunning
- bekendmaking omgevingsvergunningsbeslissing
Provincie Limburg maakte voor de procesflow van concrete dossiers meer dan 500 sjablonen op die door de medewerkers gebruikt worden en die systematisch worden aangepast aan de veranderende wetgeving. Op die manier leveren ze een belangrijke bijdrage tot de efficiënte behandeling van omgevingsvergunningsaanvragen en vormelijke uniformiteit in de dienst.
Om de sjablonen actueel te houden is een verantwoordelijke aangeduid die op regelmatige basis controleert of de informatie die erin staat nog correct is. Van zodra aanpassingen nodig zijn, past de verantwoordelijke de sjablonen aan. Indien er nieuwe sjablonen nodig zijn, maakt de verantwoordelijke deze aan en stelt ze deze ter beschikking aan de medewerkers.
Stappenplan voor implementatie
- Breng in kaart welke documenten (brieven, verslagen, beslissingen) nodig zijn in het omgevingsvergunningenproces.
- Evalueer of je voor elke stap een apart document nodig hebt of dat je het kan beperken tot de informatie/communicatie die al via het Omgevingsloket verloopt.
- Maak afspraken over de inhoud van elk document en pas deze afspraken op elk document toe;
- Implementeer de documenten in het dossieropvolgingssysteem.
- Evalueer tussentijds of de informatie nog correct is.
Tips voor opzet in een organisatie
- Probeer zoveel mogelijk het sjabloon in het dossieropvolgingssysteem te implementeren zonder dat dit nog eens apart moet opgeslagen worden op een andere locatie.
- Ga na hoe je de opmaak van documenten die ondertekend moeten worden zo efficiënt mogelijk kan organiseren.
- Houd de teksten eenvoudig en helder zodat dat deze duidelijk verstaanbaar zijn voor de ontvanger.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Belangrijke informatie ontbreekt in de documenten.
- Het omgevingsvergunningenproces verloopt onvoldoende efficiënt door het ontbreken van sjablonen.
- Gebruik van verschillende documenten met andere inhoud per communicatie aan de aanvrager.
- De communicatie aan de aanvrager is onvoldoende duidelijk en helder geformuleerd.
Contactpersoon
Directie Omgeving provincie Limburg
Fabienne Masset
Tel.: 011 23 73 49
Fabienne.Masset@limburg.be