chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Gebruiksvriendelijk documenteren van IT-processen via een Wiki-pagina

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Schoten
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Digitalisering, Informatiebeveiliging

    Voor het goed functioneren van IT-systemen zijn er regelmatig beheershandelingen nodig (bv. het oplossen van problemen, het installeren van updates of wijzigingen, het opvolgen van de systeembeveiliging). Lokale besturen moeten (interne of externe) verantwoordelijken aanduiden om deze taken structureel in te vullen. Ook een back-upverantwoordelijke is nodig om de continuïteit van de IT-dienstverlening te verzekeren. Door het documenteren van onder meer procedures, gehanteerde instellingen, te nemen acties en eerder toegepaste oplossingen ontstaat een documentatie die:

    • vermijdt dat bij een tussenkomst, een volledige herinstallatie of een nieuwe installatie zaken over het hoofd worden gezien;
    • het de back-upverantwoordelijke mogelijk maakt om vlot over te nemen wanneer dat nodig is;
    • toelaat bij aankopen of bij het inzetten van externen onmiddellijk duidelijk te maken hoe alles is opgezet, aan welke vereisten moet worden voldaan en hoe één en ander op elkaar dient te sluiten.

    De gemeente Schoten heeft dergelijke documentatie opgebouwd en houdt deze informatie bij in een centrale wiki-pagina en daarmee gelinkte documenten. Zo is deze informatie overzichtelijk en snel toegankelijk.

    Stappenplan voor implementatie
    • Opmaken procedures voor het beheer van de IT-systemen.
    • Documenteren van de instellingen bij elke installatie en wijziging.  
    • Oplijsten van de (back-up)verantwoordelijken voor de verschillende systemen. 
    • Centraliseren van de procedures en de documentatie zodat ze makkelijk raadpleegbaar en toegankelijk zijn.
    • Bepalen van de verantwoordelijken voor het updaten van de procedures.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Geef voldoende informatie in de procedures zodat deze duidelijk zijn voor een vervanger indien de IT-medewerker afwezig is.
    • Bekijk of de procedures ook toegankelijk zijn en voldoende informatie bevatten in geval van onverwachte gebeurtenissen die schade kunnen veroorzaken (bv. ernstige gebeurtenissen die de dienstverlening onderbreken). 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Door de uitval van systemen kunnen diensten niet geleverd worden.
    • Cruciale informatie gaat verloren.
    • Processen verlopen inefficiënt omdat ze niet (optimaal) ondersteund worden door ICT.
    • ICT-systemen zijn kwetsbaar omdat bij de installatie ervan standaardinstellingen niet zijn aangepast.
    • Bij afwezigheid van de IT-verantwoordelijke geraken problemen niet opgelost.

    Contactpersonen

    Jan Verlinden - IT-manager

    jan.verlinden@schoten.be - 03 680 09 37