Gedelegeerd budgethouderschap
In het OCMW van Boortmeerbeek is het budgethouderschap formeel (via raadbesluit) gedelegeerd tot op dienstniveau. Het opnemen van het budgethouderschap maakt deel uit van de functieomschrijving van de diensthoofden. Deze zijn verantwoordelijk voor het beheer van de exploitatiekosten en -opbrengsten van aan hen toegewezen beleidsvelden. Ze staan zelfstandig in voor de uitgaven van hun dienst tot een maximum bedrag per transactie zoals bepaald in het raadbesluit.
Het budgethouderschap in het OCMW is een verhaal van rechten en plichten: budgethouders krijgen veel verantwoordelijkheid, maar moeten ook transparant zijn over de wijze waarop de budgetten besteed worden. Zo werken ze maandelijkse boordtabellen bij over de interne werking en de dienstverlening. Bovendien rapporteren ze driemaandelijks aan het vast bureau over de inhoudelijke en financiële stand van zaken.
De verantwoordelijkheden van zowel de budgethouders als de raad zijn vastgelegd in individuele afsprakennota's, die zowel de raad als de budgethouder ondertekenen. De verplichtingen van de budgethouder houden onder andere in dat hij/zij verantwoording aflegt over de invulling van het budgethouderschap, de dienst op efficiënte wijze organiseert en een open en directe interne communicatie nastreeft. De raad is ertoe gebonden te voorzien in alle noodzakelijke budgettaire, infrastructurele en personeelsmiddelen zodat het diensthoofd de vooropgestelde doelstellingen kan realiseren.
Zoals bepaald in het OCMW-decreet wordt ook jaarlijks over het budgethouderschap gerapporteerd aan de raad.
Stappenplan voor implementatie
- Duidelijkheid scheppen in de organisatiestructuur en de doelstellingen van de organisatie;
- De verantwoordelijkheden tussen het politieke en het ambtelijke niveau afbakenen;
- Formaliseren van gemaakte afspraken met betrekking tot de bevoegdheden, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van alle betrokkenen in bijvoorbeeld het huishoudelijk reglement en/of een afsprakennota.
Tips voor opzet in een organisatie
- Succesvol opzetten van budgethouderschap vereist vertrouwen;
- Vertrouwen kan gecreëerd en versterkt worden door het permanent delen van kennis en ervaringen en door periodiek te rapporteren en transparant te communiceren.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Diensten worden onvoldoende gestimuleerd om het aan hen toegewezen budget verantwoord aan te wenden;
- Door een gebrekkige samenhang in de opvolging van het inhoudelijke en financiële luik van de werking en dienstverlening, heeft de organisatie onvoldoende zich op het geheel.
Contactpersoon
Algemeen Directeur OCMW
Nico Weyns
015 50 01 67
nico.weyns@ocmwboortmeerbeek.be