chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Gestructureerd samenwerken om het meerjarenplan als actief werkinstrument te gebruiken voor het plannen en afstemmen van geldstromen

    Lokaal bestuur
    Haacht
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus

    Het lokaal bestuur Haacht heeft een aanpak ontwikkeld om de diensten gestructureerd te laten samenwerken om de meerjarenplanning periodiek actueel te houden. Dat laat toe om de meerjarenplanning als actief werkinstrument te gebruiken om geldstromen op een actieve wijze in te plannen en af te stemmen. De samenwerking wordt telkens geïnitieerd vanuit de financiële dienst. Deze stelt hierbij de vraag aan alle diensten om eventuele wijzigingen/verschuivingen aan het meerjarenplan met motivering door te geven. Ze exporteert (in Excel) hiervoor alle budgetposten met bijhorende financiële gegevens uit de financiële software. Nadien is de financiële dienst in staat een globaal overzicht te consolideren (consolidatie-Excel) van alle opmerkingen en verschuivingen. Tenslotte wordt het geactualiseerd meerjarenplan op politiek niveau besproken. Op deze wijze creëert het lokaal bestuur een periodieke open dialoogstructuur tussen de financiële dienst, andere diensten en het politiek niveau.

    Stappenplan voor implementatie
    • Stel een timing op wanneer de diensten eventuele wijzigingen/verschuivingen in hun initiële planning die opgenomen is in het meerjarenplan kunnen doorgeven;
    • Verstuur een export (bv. in xls-formaat) van het meerjarenplan naar de diensten;
    • Verzamel en importeer de ontvangen bestanden om ze nadien te consolideren tot één geheel;
    • Ga in dialoog / bespreek onderling / …
    • Leg de wijzigingen en de financiële gevolgen voor aan het politiek niveau;
    • Toets de wijzigingen af met de betrokken diensten.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Betrek alle relevante medewerkers van zowel de financiële dienst als de andere diensten
    • Zorg dat er één aanspreekpunt is voor de coördinatie en opvolging van de rapportering
    • Communiceer naar de diensten waarom deze bevraging gebeurt en welke input verwacht wordt
    • Verlies de dialoog tussen de andere diensten en de financiële dienst niet
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De meerjarenplanning (kerncijfers/indicatoren) is onvoldoende aangepaste aan de gewijzigde behoeften;
    • De politieke organen en de financiële dienst/directeur beschikken niet over betrouwbare cijfers om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen;
    • Het risico op het maken van onnodige kosten;
    • Diensten en medewerkers (nog formuleren) zijn onvoldoende op de hoogte van het belang van vlotte informatiedoorstroming naar de financiële dienst/directeur.

    Contactpersonen

    Katrien Weets
    Financieel directeur
    016 26 94 40
    katrien.weets@haacht.be