chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Gestructureerde aanpak van organisatiebeheersing

    Lokaal bestuur
    Berlaar
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen, Organisatiebeheersing

    De gemeente Berlaar voerde op basis van de Leidraad organisatiebeheersing een zelfevaluatie uit. Elk thema werd door een werkgroep van minimaal tien medewerkers behandeld op basis van een extern aangeleverde webapplicatie. Voor sommige onderdelen werd beroep gedaan op interne experten.

    Elk risico dat werd geïdentificeerd in het kader van de zelfevaluatie, kreeg een score en beoordeling. Om de beheersing van deze risico’s te verbeteren, koppelde het bestuur hieraan verbeteracties met een score inzake haalbaarheid en verwachte impact. Voor elke verbeteractie werd tevens een verantwoordelijke en opleverdatum bepaald. Al deze informatie werd gebundeld in een overzichtelijk Excel-document. In dat overzicht worden ook koppelingen gelegd naar de achterliggende documenten die de status van de actie onderbouwen. Dit overzicht wordt gebruikt voor de kwartaal- en jaarrapportering aan het politieke niveau over organisatiebeheersing.

    Alle verbeteracties zijn opgenomen in het doelstellingenkader. Dit gebeurt op twee manieren:

    1. Rechtstreeks: bij acties met veel budgettaire of organisatorische impact;
    2. Onrechtstreeks: bij de overkoepelende actie Berlaar beheerst haar interne risico's door continue monitoring en het nemen van de nodige risicobeheersmaatregelen’.

    Over deze laatste, overkoepelende actie wordt in detail gerapporteerd via het overzicht, aan de hand van de verbeteracties.

    De indicatoren voor de verbeteracties die rechtstreeks opgenomen zijn in de doelstellingenboom, zijn daarentegen divers en worden in de BBC-software (Beheers- en Beleidscyclus) opgevolgd.

    Voorbeeld

    Het creëren van een nieuwe website werd opgenomen als beheersmaatregel.  Omdat deze actie veel impact had, werd ze ook opgenomen in de doelstellingenboom, met als indicator ‘Statistische analyse gebruik website verwerkt in het jaarverslag omtrent digitale communicatie‘. De verdere opvolging en optimalisering van de website staat nog steeds in de doelstellingenboom en wordt per kwartaal opgevolgd.

    Deze indicatoren vormen de basis voor een beknopte kleur-gebaseerde rapportering aan het politieke niveau over de realisatiegraad van de verbeteracties en de realisatiegraad van het meerjarenplan in het algemeen, zowel op kwartaal- als jaarbasis.

    Stappenplan voor implementatie
    • Uitvoeren zelfevaluatie door een evenwichtig samengestelde projectgroep;
    • Analyseren resultaten zelfevaluatie door de werkgroep en bepalen van scores inzake haalbaarheid en impact;
    • Formuleren van beheersmaatregelen door projectgroep – uitzetten van timing, bepalen van actieverantwoordelijken en, indien belangrijke budgettaire impact, opnemen in doelstellingenboom;
    • Opnemen van acties m.b.t. organisatiebeheersing in de jaarafspraken van de actieverantwoordelijken (in het kader van de opvolging van het functioneren van medewerkers);
    • Uitvoeren van acties m.b.t. organisatiebeheersing;
    • Rapporteren via kwartaal- en jaarrapportering aan het management en het politieke niveau.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorg voor voldoende draagkracht en afdekking:
      • Laat alle niveaus mee de risicograad bepalen;
      • Zorg voor voldoende interne expertise.
    • Bepaal verantwoordelijken om de beheersmaatregelen uit te werken – stel een duidelijke timing op;
    • Laat het management zijn verantwoordelijkheid opnemen – organisatiebeheersing is iets wat een impact heeft op de volledige organisatie;
    • Integreer de bestaande beheersmaatregelen in een overzicht (bv. in Excel) – er bestaan op de werkvloer heel veel goede praktijken die vaak louter nog gebundeld en gedeeld moeten worden.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren;
    • De organisatie heeft geen goed zicht op haar risico’s waardoor de beheersing onvoldoende systematisch gebeurt.
    • Verbeteracties worden niet of onvolledig uitgevoerd omdat hieraan geen verantwoordelijken of opleverdata zijn gekoppeld;
    • Het management en het politieke niveau heeft geen zicht op de mate waarin de afgesproken verbeteracties worden uitgevoerd;
    • Het is niet duidelijk of de resultaten van de afgesproken verbeteracties zijn behaald.

    Contactpersonen

    Anja Neels, algemeen directeur
    Tel. 03 410 19 00
    E-mailadres: anja.neels@berlaar.be