chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Gestructureerde aanpak voor organisatiebeheersing

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Sint-Niklaas
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden

    Heel wat besturen worstelen met het bepalen van hun aanpak voor organisatiebeheersing of bepaalde aspecten ervan, zoals het opzetten van een degelijke rapportering.

    De stad Sint-Niklaas hanteert een volledig kader voor organisatiebeheersing. Dit kader geeft aan:

    • op basis van welk model de stad werkt aan organisatiebeheersing;
    • met welke frequentie de stad wenst stil te staan bij haar eigen werking;
    • hoe de algemeen directeur rapporteert over organisatiebeheersing.

    De aanpak voor organisatiebeheersing werd uitgewerkt op twee niveaus:

    • Op organisatieniveau gebeurt dit aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen. Tweejaarlijks voert de stad een zelfevaluatieoefening uit op basis van het VVSG-model. Hieruit bepaalt de organisatie een aantal actiepunten.
    • Voor de oefening op procesniveau werd een prioriteitenmatrix gebruikt om kritische processen te identificeren.

    De rapportering vormt het sluitstuk van het kader voor organisatiebeheersing. Deze rapportering:

    • schetst het kader;
    • geeft een stand van zaken op vlak van de actiepunten (organisatieniveau) en de risico-actielijst (procesniveau);
    • behandelt de samenwerking met Audio en de audits die Audio uitvoert;
    • schetst de voornaamste conclusies die Audit Vlaanderen vermeldt in haar globale rapporten en de mate waarin deze al dan niet van toepassing zijn op de stad zelf.
    Stappenplan voor implementatie
    • Beschrijf het algemeen en theoretisch kader. Hierin zit o.a.: een begrippenkader en de belangrijke randvoorwaarden (missie, visie, waarden, organogram, cultuur, personeel);
    • Voer een zelfevaluatie uit op organisatieniveau (sturende en ondersteunende processen) en betrek alle geledingen van de organisatie.
    • Leg vast hoe frequent de zelfevaluatie wordt uitgevoerd (bv. 2x per bestuursperiode);
    • Formuleer duidelijke verbeteracties met aanduiding van een verantwoordelijke en timing. Bepaal de momenten van opvolging door het managementteam en rapporteren aan het politiek niveau. Laat de aangeduide verantwoordelijken de status van hun verbeteracties actualiseren voor elk opvolgmoment.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Duid verantwoordelijken aan. Zo heeft de stad Sint-Niklaas binnen de cel beleidsondersteuning een persoon aangeduid die een duidelijke verantwoordelijkheid op vlak van organisatiebeheersing toegewezen kreeg.
    • Gezien organisatiebeheersing een impact heeft op de volledige organisatie, is het aangewezen dit topic regelmatig aan bod te laten komen op het managementteam.
    • Bewaak de voortgang en de realisatie van verbeteracties, die worden opgezet.
    • Besteed voldoende aandacht aan de rapportering en vul de decretale, jaarlijkse rapportage over organisatiebeheersing aan met tussentijdse rapporteringen.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie heeft geen degelijke, doelgerichte aanpak voor organisatiebeheersing.
    • De organisatie heeft geen zicht op de risico’s die het bereiken van de doelstellingen in gedrang kunnen brengen.
    • Het management en het politieke niveau hebben geen zicht op de stand van zaken op vlak van organisatiebeheersing.

    Contactpersonen

    Veerle Verhoestraete
    Beleidsadviseur team beleidsondersteuning
    veerle.verhoestraete@sint-niklaas.be
    03 778 30 64