Gestructureerde opmaak en opvolging budgetten en jaarrekeningen
De financiële dienst van lokaal bestuur Langemark-Poelkapelle maakt sinds 2013 gebruik van een globaal overzicht in een rekenblad (zie bijlage_kredietopvolging_MJP_voorbeeld) om de kredieten en economische rekeningen zowel inhoudelijk als financieel op te volgen. Het document wordt tussentijds bijgewerkt en is actueel i.f.v. de rapportering aan het MAT-overleg, het college, het vast bureau en de raden.
Op basis van dit rekenblad heeft de organisatie een historisch en actueel zicht op o.a.:
- De evolutie van de investeringen, uitgaven en ontvangsten en dit zowel op niveau van de verschillende diensten als op niveau van de dienstoverstijgende werking zoals energie, verzekeringen, facility. Er wordt eveneens een koppeling voorzien met de toekomstige planning van de kredieten voor de diverse acties;
- Het ingevulde schema M2;
- De actuele autofinancieringsmarge.
Het rekenblad is ontstaan vanuit een behoefte om intern helder te communiceren met de diensten en hen een overzicht te bieden van uitgaven en ontvangsten. Daarnaast geeft het op een geïntegreerde wijze een financieel overzicht op maat van het organogram.
Het rekenblad wordt tussentijds bijgewerkt met wijzigingen (bv. wijzigingen in bepaalde subsidies) en dient ook als basis voor de besprekingen met de diensten i.k.v. de opmaak van de kredieten voor het meerjarenplan. Hiervoor maakt de financiële dienst per krediethouder een overzicht op dat met de betrokken afdelingen wordt besproken. Nadien wordt het globale resultaat van deze besprekingen via dezelfde spreadsheet geagendeerd op het MAT-overleg en tenslotte ook met het college/vast bureau. Na akkoord met de voorstellen worden alle gegevens in de boekhouding ingegeven. Dit vormt meteen ook een controle op de juistheid van wat ingegeven is.
Stappenplan voor implementatie
- Het rekenblad heeft een vastgelegde structuur waarin het meerjarenplan wordt geïntegreerd. Jaarlijks worden de cijfers van de economische rekeningen per departement of dienst gekoppeld aan de toepasselijke beleidsitems.
- Vanuit een export uit de boekhouding worden alle economische rekeningen in de spreadsheet opgenomen. Op basis van het organogram worden vervolgens per krediethouder tabbladen aangemaakt.
- Elk tabblad per krediethouder heeft een uniforme structuur. Elke krediethouder krijgt via het tabblad een overzicht van alle beleidsdoelstellingen, investeringen, financieringen enz. Dit wordt tussentijds bijgewerkt en is actueel i.f.v. de rapportering aan het MAT, college, vast bureau en de raden.
- Aan het einde van het jaar worden de gegevens van bv. 2020 vervangen door de gegevens van de jaarrekening. Bij de start van het nieuwe jaar worden de beslissingen i.k.v. de overdracht van investeringen (vóór 01/03) ook in het overzicht opgenomen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Het rekenblad vormt ook de basis voor de werking en interne afspraken binnen de financiële dienst en geeft duiding over wat op welke economische rekening moet geboekt worden zodat dit over de jaren heen op eenzelfde gestructureerde en uniforme manier gebeurt. Hierdoor is continuïteit voorzien in de werking en kunnen medewerkers vrij eenvoudig elkaars taken overnemen.
- Dergelijk rekenblad kan ook gebruikt worden voor besprekingen met de andere diensten.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Een verkeerde inschatting van de financiële capaciteit
- Diensten hebben onvoldoende zicht op hun middelen en een uniforme aanpak voor de toewijzing van kredieten aan de diensten ontbreekt, waardoor de beschikbare kredieten onvoldoende transparant zijn i.f.v. het realiseren van de doelstellingen.
- Beleidsbeslissingen worden voorbereid zonder degelijk financieel inzicht of zijn gebaseerd op onbetrouwbare financiële gegevens.
- Onvoldoende opvolgen van de financiële status bij gebrek aan financiële rapporten.
Contactpersoon
Financieel directeur
Mireille Cappelle
057 49 09 35
mireille.cappelle@langemark-poelkapelle.be