chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Handleiding voor de visumtoets en rapportering over het visum

    Lokaal bestuur
    Gemeentebestuur van Merelbeke
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Beleids- en beheerscyclus, Opvolgen

    De financieel beheerder van het gemeentebestuur van Merelbeke voert de visumtoets uit aan de hand van een standaarddocument. Dit document biedt een handleiding voor drie uit te voeren controles:

    • Controle op het beschikbare budget;
    • Controle op de wettelijkheid van de aankoop, waarbij wordt nagegaan in hoeverre bepaalde verplichtingen uit de wetgeving overheidsopdrachten werden nageleefd;
    • Controle op de regelmatigheid van de aankoop, waarbij wordt nagegaan in hoeverre de interne instructies en procedures werden gevolgd en in hoeverre de bijhorende bestelaanvraag conform is met de voorwaarden uit het bestek en de offerte.

    Door een gedetailleerde handleiding te voorzien met de te evalueren aspecten waakt de gemeente over de diepgang en grondigheid van het visumonderzoek. Het document dat in Merelbeke gebruikt wordt, kwam tot stand door samenwerking tussen verschillende financieel beheerders uit de regio.

    Bovendien rapporteert de financieel beheerder, conform de wetgeving (art. 166 Gemeentedecreet), jaarlijks op een transparante en gedetailleerde wijze aan (het college en) de raad.

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepalen welke controles de organisatie wil uitvoeren bij het verlenen van het visum;
    • Een standaarddocument uitwerken die de organisatie als handleiding gebruikt bij elke nieuwe visumaanvraag;
    • De gevraagde controles consequent uitvoeren en het standaarddocument invullen alvorens een visum te verlenen;
    • De basisinformatie met betrekking tot een verleend visum in een overzicht bijhouden in functie van de latere rapportering;
    • Jaarlijks transparant en gedetailleerd rapporteren op basis van de bijgehouden informatie.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Rekening houden met eventuele specifieke interne richtlijnen bij het bepalen van de uit te voeren controles bij het verlenen van een visum;
    • Een checklist gebruiken voor complexe taken die vaak herhaald moeten worden;
    • Regelmatig (jaarlijks of naar aanleiding van nieuwe wetgeving) het standaarddocument evalueren en actualiseren indien nodig.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Er gebeuren (boven de vastgelegde visumdrempel) aankopen waarvoor geen budget is;
    • Er gebeuren (boven de vastgelegde visumdrempel) aankopen die strijdig zijn met de wetgeving overheidsopdrachten en waarvoor bijvoorbeeld de concurrentie onvoldoende gespeeld heeft;
    • Er wordt niet gewaakt over de toepassing van interne richtlijnen in het kader van aankopen (boven de vastgelegde visumdrempel);
    • Er heerst geen transparantie over de verleende visums;
    • Het verlenen van een visum wordt telkens ad hoc aangepakt.

    Contactpersonen

    Philippe Cappendyck
    Tel: 09 210 32 62

    Helga Breydels
    Tel: 09 210 32 63

    E-mail: contractbeheer@merelbeke.be