chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Informatiematrix als vertrekpunt voor een monitorings- en rapporteringssysteem

    Lokaal bestuur
    Gemeente- en OCMW-bestuur van Mol
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Informatiebeheer, Opvolgen, Organisatiebeheersing, Zelfevaluatie

    Het gemeente- en OCMW-bestuur van Mol hanteren een gemeenschappelijk meerjarenplan en wensen dit op te volgen door middel van een gedeeld monitoringssysteem.

    Ter voorbereiding van een project betreffende beleidsmonitoring maakten beide besturen samen een informatiematrix op. Deze matrix biedt een overzicht op hoog niveau van de rapporten die nodig zijn of wettelijk zijn vastgelegd om tegemoet te komen aan de informatienoden van de verschillende interne en externe actoren. Op die manier vormt deze informatiematrix een vertrekpunt voor en onderbouw van een monitoringssysteem. De matrix werd voorbereid door de stafmedewerkers van de gemeente en het OCMW die belast zijn met interne controle / organisatiebeheersing en werd besproken en goedgekeurd op een gemeenschappelijk managementoverleg.

    Stappenplan voor implementatie
    • Een projectplan voor de stapsgewijze ontwikkeling van een monitoringssysteem formuleren en valideren;
    • De sleutelfiguren binnen de organisatie bevragen omtrent informatienoden en de bestaande sterkten/zwakten hieromtrent;
    • Op basis van de resultaten uit de bevraging een voorstel voor een informatiematrix ontwikkelen als basis voor de uitbouw van het monitoringssysteem, rekening houdend met de (toekomstige) structuur van een geïntegreerde organisatie.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • In een eerste fase focussen op de hoofdlijnen en –structuren (rapporteringsdetails vermijden);
    • De volledigheid, haalbaarheid en adequaatheid van de voorgestelde informatiematrix als basis voor de uitbouw van een monitoringssysteem ten gronde bespreken met de leden van het management en het politieke niveau.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie ontwikkelt een monitoringssysteem zonder gedegen voorafgaandelijke voorbereiding;
    • De inzameling en rapportering van informatie gebeurt niet efficiënt (bijvoorbeeld overbodige of overlappende rapporten);
    • De informatie die door de organisatie wordt verzameld en gerapporteerd, komt niet tegemoet aan de informatienoden van de verschillende actoren.
    Downloads: 
    Informatiematrix

    Contactpersonen

    Strategisch coördinator
    Katrien Raeymaekers
    Tel: 014 33 16 07
    Gsm: 0473 87 15 44
    E-mail: Katrien.raeymaekers@gemeentemol.be