chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Intakevergadering ter voorbereiding van selectieprocedure

    Lokaal bestuur
    Stadsbestuur van Leuven
    Complexiteit
    Trefwoorden
    Samenwerken

    De stad Leuven organiseert, na de identificatie van een personeelsbehoefte, een overleg om verschillende aspecten van het instroomproces af te stemmen (bv. aanpassing toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, keuze procedure, publicatiekanalen, invulling selectieprocedure, timing, enz.).  In dit overleg zijn volgende partijen betrokken:

    • Diensthoofd of afdelingshoofd van de aanwervende dienst,
    • Externe dienstverlener (indien van toepassing),
    • Betrokken medewerkers van de personeelsdienst.

    Voor het overleg plaatsvindt, ontvangt de aanwervende dienst een topiclijst waarover ze kunnen nadenken (bv. soort procedure, vereiste toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, aanpassing van de diplomavereiste, enz.). Op het overleg worden dan de verschillende aspecten van het instroomproces vastgelegd.

    Na het overleg wordt een intakeverslag opgemaakt door de personeelsdienst. Zij gebruiken dit document als basis om het collegedossier en het vacaturebericht op te stellen. Deze werkwijze zorgt voor een optimale en vlotte start van het instroomproces. De aanwervende dienst wordt bovendien maximaal betrokken bij de opmaak van de selectieprocedure. Zo is het opgestelde profiel afgestemd op de benodigde kennis, vaardigheden en competenties voor de openstaande betrekking. Indien men met een externe dienstverlener werkt, fungeert het intakeverslag ook als informatiebron bij het uitvoeren van de selectieprocedure.

    Stappenplan voor implementatie
    • Overleg organiseren nadat er een personeelsbehoefte geïdentificeerd is;
    • Standaard topiclijst opmaken en deze voor het overleg doorsturen naar de betrokken actoren;
    • Verslag van het overleg opmaken;
    • Vacaturebericht en collegedossier opmaken op basis van verslag.
    Tips voor opzet in een organisatie

    De dienst is goed voorbereid om over de verschillende aspecten van de instroomprocedure (bv. over het soort procedure, aanpassing van toelatings- en aanwervingsvoorwaarden, enz.) te beslissen, doordat er een topiclijst bezorgd wordt aan de aanwervende dienst, voor het intakegesprek plaatsvindt.

    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie heeft onvoldoende zicht op de personeelsbehoefte waardoor niet de meest efficiënte en effectieve procedure gekozen wordt (bv. hoogdringendheid, duur van behoefte; vervanging van afwezigheid van bepaalde/onbepaalde duur, enz.);
    • Er is verspilling van middelen (tijd, inzet personeel, geld) of verlies aan efficiëntie doordat er geen gebruik gemaakt wordt van de verschillende alternatieve mogelijkheden (bv. interne verschuiving, bevorderingof herverdeling van taken in plaats van aanwerving);
    • De organisatie gaat niet na of de gezochte kennis/vaardigheden (cf. competenties) reeds in de organisatie aanwezig zijn, waardoor niet de meest effectieve procedure gekozen wordt (bv. externe aanwerving in plaats van interne mobiliteit);
    • De toelatingsvoorwaarden zijn niet afgestemd op de personeelsbehoefte waardoor de geschikte kandidaten niet tot de selectieprocedure worden toegelaten;
    • Er is onvoldoende afstemming op de kennis, vaardigheden en competenties waar de aanwervende dienst nood aan heeft.

    Contactpersonen

    Saskia De Beucker (Personeelsdienst – Afdelingshoofd Personeelsbeleid)
    Professor Van Overstraetenplein 1 - 3000 Leuven
    +32 (0)16 27 24 32
    saskia.debeucker@leuven.be