Intern draagvlak creëren bij een fusie van lokale besturen
Een fusie van twee of meer lokale besturen heeft een grote impact op de personeelsleden en brengt als veranderingstraject onzekerheden, vragen en zelfs weerstand met zich mee. Via specifieke acties kan ingezet worden op het creëren van draagvlak door personeelsleden te betrekken bij de toekomstige verandering.
Goede voorbeelden per lokaal bestuur:
- Deinze: lokaal bestuur Deinze zette een project ‘SPRINT’ op om specifiek op de verschillende HRM-aspecten van het fusieverhaal in te gaan en haar medewerkers hierin actief te betrekken. SPRINT staat voor ‘Samen, personeel, reorganisatie, informeren, nieuw, toekomst’. Onder deze vlag werden diverse initiatieven georganiseerd om de betrokkenheid en participatie te verhogen. Een specifiek event hierbij vormden de ‘SPRINT-sessies’ waarbij alle personeelsleden op interactieve wijze betrokken en bevraagd werden naar hun mening over de fusie. Deelname aan deze sessies was verplicht. Naast een plenair gedeelte waarin ingegaan werd op enkele aspecten van het HRM-traject van de fusie, werden personeelsleden via diverse werkvormen tijdens het interactief circuit betrokken bij het fusieverhaal. De reacties en input die hieruit voortvloeiden werden verzameld en via een feedbackmoment werden de voornaamste conclusies toegelicht.
- Oudsbergen: via de inzet van ‘thermometers en thermopeters’ zorgde de organisatie voor een laagdrempelige aanpak om vragen, onzekerheden en andere signalen over de fusie te ondervangen die bij de medewerkers leefden. De thermometers en thermopeters zorgden ervoor dat deze signalen opgepikt werden en in het projectbureau verder konden meegenomen worden. Lokaal bestuur Oudsbergen sprak voor invulling van deze rol medewerkers aan die binnen de organisatie makkelijk aanspreekbaar waren en zo een brugfunctie naar o.a. de stuurgroep vervulden. Op geregelde tijdstippen werd overleg met deze thermometers/thermopeters voorzien zodat de geformuleerde signalen en input verder mee kon genomen worden in het fusietraject maar ook relevante informatie mee kon verspreid worden in de organisatie. Belangrijk daarbij is om goed het onderscheid tussen de rol van thermometer of -peter en de officiële/wettelijke rol van een vertrouwenspersoon te bewaken.
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal op welke wijze en in welke mate je participatie en betrokkenheid wil organiseren;
- Leg in lijn met de voorziene aanpak, rollen en verantwoordelijkheden vast bv. aanspreekpunten, samenstellen van een projectgroep;
- Zorg ervoor dat de aanpak aansluit op en/of kadert binnen de diverse communicatie-initiatieven die worden opgezet;
- Zorg voor terugkoppeling over de geformuleerde input en wat er mee gedaan wordt.
Tips voor opzet in een organisatie
- Zorg dat de toegangsrechten die worden aangemaakt of afgesloten in overeenstemming zijn met de functiebeschrijving of taken van de desbetreffende medewerker;
- Ga goed na welke actoren er allemaal een rol spelen bij het toekennen en afsluiten van toegangsrechten (bv. rollen in financiële software bij de financiële directeur of rollen toegekend door een externe functionele applicatiebeheerder).
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Breng relevante diensten en/of medewerkers samen om ideeën te verzamelen voor het event/het project;
- Geef het project een herkenbare naam en eventueel een bijhorend logo;
- Zet in op verschillende initiatieven doorheen het fusietraject om de aandacht en betrokkenheid te behouden;
- Focus sterker op diensten waar de afstand met de hiërarchische lijn groter is.
Contactpersoon
Lokaal Bestuur Deinze
Laurence Hauttekeete
09/381.07.53
Laurence.hauttekeete@deinze.be
Lokaal Bestuur Oudsbergen
Guy Bodeux
089/81.01.00
guy.bodeux@oudsbergen.be