chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Interne en externe communicatie tijdens een fusie van lokale besturen

    Lokaal bestuur
    Aalter, Deinze, Lievegem, Oudsbergen
    Complexiteit
    gemiddeld
    Trefwoorden
    Communiceren

    Een fusie van twee of meer lokale besturen heeft zowel een impact op de interne organisatie en haar personeelsleden als voor de inwoners, bedrijven en organisaties die als externe belanghebbenden verbonden zijn aan het lokaal bestuur. Binnen het onderwerp ‘transitieaanpak’ werd specifiek nagegaan welke aanpak de fusiebesturen hanteerden om hun interne en externe communicatie vorm te geven.  

    Een degelijk uitgewerkt communicatieplan of –draaiboek kan daarbij voor structuur en overzicht zorgen dit op maat van diverse doelgroepen goed uit te rollen.  

    Goede voorbeelden per lokaal bestuur: 

    • Aalter: lokaal bestuur Aalter maakte een communicatieplan op waarin ze de acties/het actieplan, de doelstelling van de actie, de communicatiedoelstelling en de timing en inschatting van de impact van de acties in kaart bracht. Dit gebeurde zowel voor haar externe als interne communicatie. De organisatie heeft via een analyse van het procesteam ‘Belanghebbendenmanagement’ zicht op haar interne en externe belanghebbenden. Tijdens de fusie zette de organisatie ook in op een aparte fusiekrant die periodiek werd verspreid. 
    • Deinze: lokaal bestuur Deinze werkte een beknopte communicatieleidraad uit die de belangrijkste principes voor de interne en externe communicatie bevatte. Daarbij werd vertrokken van het ‘kennis-attitude-gedrag’-model om de betrokkenheid van de interne en externe doelgroepen bij de fusie te garanderen. De leidraad bevat een communicatiekanalen en -middelen matrix waarin de doelgroepen, kanalen, voorstel van centrale inhoud en boodschappen en timing vanuit uitvoering van de actie worden beschreven. Ook de rollen en verantwoordelijkheden en samenstelling van de specifieke communicatiewerkgroep is duidelijk omschreven in de leidraad. 
    • Lievegem: in het communicatieplan werd vertrokken vanuit enkele centrale uitgangspunten (bv. transparant, overtuigend en tastbaar, helder). De organisatie koos voor een gefaseerde aanpak vanuit drie ‘lagen’: aandacht trekken voor het verandertraject, communicatie op scharniermomenten en tenslotte het doorlopend herhalen van de kernboodschap van de fusie. Daarbij werd expliciete aandacht geschonken aan het gebruik van niet-digitale kanalen en werd communicatie gedifferentieerd naar doelgroepen. Binnen het communicatieplan werden rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd en werd de communicatieplanning opgenomen binnen de projecttool die toeliet het fusieproject op te volgen. Via o.a. een specifieke fusiewebsite, nieuwsbrieven en gemeentelijke infobladen werden interne en externe belanghebbenden geïnformeerd over de fusie. 
    • Oudsbergen: ter voorbereiding van de fusie heeft lokaal bestuur Oudsbergen een communicatieplan opgemaakt waarin de doelstellingen en uitgangspunten voor de interne en externe communicatie zijn opgenomen. Op basis van de geselecteerde krachtlijnen definieerde lokaal bestuur Oudsbergen haar communicatiestrategie en vertaalde deze in enkele kernboodschappen en -woorden voor de interne en externe doelgroepen. Het plan bevat o.a. ook een grondige analyse van de doelgroepen, hun rol en wat zij nodig hebben aan communicatie. Daarnaast wordt ook de rol en plaats van communicatie binnen de projectstructuur verduidelijkt en de bijhorende verantwoordelijkheden. Belangrijk daarbij is om ook het politieke niveau hierin te betrekken. Verder bevat het communicatieplan ook een gedetailleerd overzicht van de interne en externe communicatiekanalen en hoe deze in de communicatie specifiek worden ingezet. Deze werden geconcretiseerd in verschillende matrices.  
    Stappenplan voor implementatie
    • Stel een werkgroep samen met de communicatieambtenaren van de betrokken besturen; 
    • Breng de diverse doelgroepen van de interne en externe communicatie in kaart; 
    • Breng de bestaande communicatiekanalen in kaart + bepaal welke nieuwe/bijkomende kanalen een meerwaarde kunnen zijn voor het fusiebestuur; 
    • Bepaal het doel van de communicatie (informeren, overtuigen, betrekken) en formuleer de belangrijkste krachtlijnen voor de communicatiestrategie  
    • Maak een planning op. 
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Het communicatieplan blijven hanteren en consistent toepassen; 
    • Het vrijmaken van tijd (van iemand) om hier echt mee bezig te zijn; 
    • Start de communicatie al zo vroeg mogelijk in het fusietraject op; 
    • Zorg ervoor dat de gemeenten proactief dezelfde informatie op hetzelfde moment communiceren; 
    • Stem de communicatie af op maat van de verschillende doelgroepen; 
    • Gebruik communicatie om de betrokkenheid te verhogen; 
    • Interne communicatie komt vóór externe communicatie; 
    • Zorg dat je domeinnamen te pakken krijgt; 
    • Bepaal een missie, visie en werkcultuur van het nieuwe fusiebestuur als leidraad voor de communicatieaanpak. Beiden versterken elkaar; 
    • Voorzie voldoende budget. 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het fusietraject loopt verkeerd omdat er onvoldoende rekening wordt gehouden met de verwachtingen van burgers en organisaties; 
    • De organisatie vergeet belangrijke belanghebbenden;  
    • De organisatie gebruikt communicatiekanalen en/of -boodschappen die niet afgestemd zijn op de doelgroepen waarvoor ze bedoeld zijn; 
    • Ad hoc communicatie waar ‘de waan van de dag’ regeert; 
    • Onvoldoende budget voorzien voor een degelijke en gedragen aanpak 
    • Domeinnamen blijken niet beschikbaar. 

    Contactpersonen

    Lokaal bestuur Aalter
    Cel Communicatie en coördinatie
    communicatie@aalter.be

    Lokaal bestuur Deinze
    Jasper Verplancke
    Jasper.verplancke@deinze.be
    09/381.07.54

    Lokaal bestuur Lievegem
    Van Vynckt Jonas
    Team communicatie
    communicatie@lievegem.be
    09/396 27 19

    Lokaal bestuur Oudsbergen
    Michiel Tijskens
    michiel.tijskens@oudsbergen.be
    089/81.01.00