Inventarisatie IT-materiaal
Lokale besturen hebben een grote hoeveelheid IT-materiaal. Op dat materiaal is vaak gevoelige informatie opgeslagen. De organisatie moet deze informatie passend beschermen. Dat is pas mogelijk als een bestuur een duidelijk zicht heeft op al zijn IT-materiaal.
Het lokaal bestuur van Niel houdt een overzichtelijke inventaris bij van het aanwezige en aan medewerkers toegewezen IT-materiaal.
Deze inventaris omvat o.a. informatie over gsm’s, computers, laptops, switches, firewalls, fysieke en virtuele servers. Per item wordt nuttige informatie bijgehouden, zoals het doel van bepaalde apparatuur of de leverancier.
Dit overzicht biedt verschillende voordelen. Het laat toe dat de IT-dienst:
- zicht heeft op wanneer updates of vervanging wenselijk zijn;
- weet wie welk materiaal bezit en kan nagaan of het gerecupereerd is bij uitdiensttreding of dienstwijziging;
- kan opvolgen welk IT-materiaal mogelijk gevoelige informatie bevat en eventueel extra bescherming kan gebruiken;
- dubbele aankopen vermijdt.
Stappenplan voor implementatie
- Bepaal welke soorten IT-materiaal de organisatie bezit en welke informatie relevant is om bij te houden;
- Lijst het aanwezige IT-materiaal op in een inventaris en noteer de relevante informatie;
- Actualiseer de inventaris als het IT-materiaal aangepast of vervangen wordt;
- Pas de informatie aan bij een uitdiensttreding;
- Wijs de verantwoordelijkheden voor het actueel houden toe. Leg vast wie de inventaris aanvult en wie wijzigingen (bv. aan de personeelsbezetting) meldt;
- Ga periodiek of de inventaris up-to-date is.
Tips voor opzet in een organisatie
- Breng de medewerkers ervan op de hoogte dat de organisatie een inventaris van het IT-materiaal bijhoudt.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie heeft geen zicht op het aanwezige IT-materiaal en de eventuele toewijzing ervan aan haar personeelsleden;
- De vervanging van IT-materiaal gebeurt niet tijdig;
- Er wordt onnodig nieuw materiaal aangekocht.
Contactpersoon
ICT-beheerder
Wesley Stroobants
03 451 11 62
wesley.stroobants@ocmwniel.be