chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing

    Lokaal bestuur
    Zaventem
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Organisatiebeheersing

    Verschillende algemeen directeurs zijn nog zoekende om vorm te geven aan de verplichte jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing aan de raden.

    Het lokaal bestuur van Zaventem hanteert hiervoor een sjabloon dat is aangeleverd door een externe partner en op 20 pagina’s de volgende zaken behandelt:

    • Toelichting bij de rollen en verantwoordelijkheden inzake organisatiebeheersing en de gevolgde methodiek op dit vlak
    • Rapportering over de uitgevoerde verbeterprojecten in de rapporteringsperiode
    • De planning en prioriteiten voor de volgende periode

    Dit resulteert in een bevattelijk rapport waarin:

    • gerapporteerd wordt over de stand van zaken van verbeteracties die zijn gebundeld in een beperkt aantal grotere projecten;
    • voor elk(e) project/actie de status, de eigenaar en de belangrijkste beheersmaatregelen in een overzichtelijke samenvatting wordt weergegeven;
    • een link wordt gelegd tussen het verbeterproject en het achterliggend model dat de organisatie hanteert.

    Het rapport kan nog verder worden verbeterd door:

    • het opnemen van een aantal basisgegevens (bv. % van verbeteracties dat op schema zit);
    • een overzicht van de conclusies van audits en inspecties
    • eventuele incidenten/risico’s die zich manifesteerden in de rapporteringsperiode.

    Meer inspiratie voor de jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing vind je in deze nota.

    Stappenplan voor implementatie
    • Bepaal een weerkerende herkenbare structuur van het rapport (sjabloon).
    • Hanteer een volledig overzichtsdocument dat alle informatie bevat van waaruit de rapportering kan gebeuren.
    • Vul het sjabloon jaarlijks met de informatie uit het overzichtsdocument.
    • Laat het ontwerprapport valideren door het managementteam en het college.
    • Bepaal de wijze van toelichting van het rapport (bv. diavoorstelling).
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Bevraag de mandatarissen of het gebruikte sjabloon helder is.
    • Verzeker dat het rapport minimaal stilstaat bij (1) situering en aanpak van organisatiebeheersing (2) een terugblik op het afgelopen jaar en een stand van zaken (3) de lopende/toekomstige projecten voor de volgende periode.
    • Neem de planning voor het volgende jaar mee bij de aanpassing van het meerjarenplan en de vastlegging van de kredieten (link MJP).
    • Gebruik berichtgeving in de media of incidenten om bepaalde onderdelen uit te diepen en de aandacht van de mandatarissen te trekken op het belang van het afdekken van risico’s.  
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Het management en de toezichthoudende organen (raden) hebben geen zicht op de wijze waarop het management organisatiebeheersing aanpakt.
    • Een gebrek aan transparantie leidt tot wantrouwen tussen het management en de politieke organen.

    Contactpersonen

    Wim Debruyn - algemeen directeur
    02 717 89 01
    wim.debruyn@zaventem.be