Kader voor de aanpak van organisatiebeheersing na grondige evaluatie van de bestaande werking
Bij de integratie van stad en OCMW moesten veel besturen komen tot een gemeenschappelijk kader voor organisatiebeheersing. Dit gebeurde niet steeds op basis van een grondige evaluatie en afweging van de ervaringen binnen de stad enerzijds en het OCWM anderzijds. Binnen de stad Gent daarentegen evalueerde de dienst organisatieontwikkeling de bestaande kaders voor organisatiebeheersing bij stad en OCMW. Op basis hiervan werd werk gemaakt van een vernieuwd gemeenschappelijk kader voor de aanpak van organisatiebeheersing. De opmaak en implementatie van het nieuwe kader werd projectmatig aangepakt.
Het kader beschrijft hoe de stad en het OCMW Gent hun eengemaakte organisatie willen beheersen. Risicomanagement en aandacht voor het continu verbeteren vormen de twee uitgangspunten om aan organisatiebeheersing te werken. Concreet bevat het gemeenschappelijk kader:
- de beschrijving van een eigen model dat gebaseerd is op bestaande modellen m.b.t. organisatiebeheersing en ingedeeld is volgens kern-, sturende, en ondersteunende domeinen;
- de periodiciteit waarmee en de wijze waarop de organisatie wil stilstaan bij de eigen werking, bv. via de uitvoering van risicoanalyses op de diverse niveaus van de organisatie;
- de afspraken rond de rapportering over organisatiebeheersing waaronder de jaarlijkse rapportering aan beide raden;
- Naast een algemene, beschrijvende rapportering wordt concreet via bijlagen meer inzicht gegeven in de onderliggende details. Er is ook tussentijdse rapportering naar onder meer het managementteam en het college. De organisatie tracht de rapportering kernachtig te houden en wil in de toekomst hierin nog meer gelaagdheid aanbrengen in functie van de specifieke doelgroep.
- de vier pijlers waarbinnen ingezet wordt op de versterking van organisatiebeheersing:
- alle medewerkers, teams en leidinggevenden;
- ondersteuners in continu verbeteren en risicomanagement;
- interne audit (Dienst Interne Audit Stad Gent);
- externe audit (Audit Vlaanderen…).
De stad concretiseert de rollen en verantwoordelijkheden van de vier pijlers verder via een samenwerkingsmodel waarbinnen de rollen en verantwoordelijkheden verduidelijkt worden om zo te verzekeren dat er binnen alle geledingen van de organisatie aan organisatiebeheersing gewerkt wordt.
Stappenplan voor implementatie
- Evalueer het bestaande kader voor organisatiebeheersing. Behoud de goede punten en werk tekortkomingen weg.
Tips voor opzet in een organisatie
- Betrek medewerkers binnen verschillende delen van de organisatie.
- Stem de gekozen aanpak af op de specifieke kenmerken van de eigen organisatie.
- Leg de verantwoordelijkheden van de betrokkenen duidelijk vast.
- Leg vast hoe je het kader zal evalueren.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren.
- De organisatie kan haar doelstellingen onvoldoende realiseren.
- De dienstverlening verloopt ondermaats omdat de risico’s in de kernprocessen onvoldoende aangepakt worden.
- Het identificeren en beheersen van risico’s verloopt niet efficiënt en transparant omdat een gestructureerde aanpak ontbreekt.
- De aanpak van organisatiebeheersing is niet gedragen omdat de diensten en medewerkers hierbij niet betrokken worden.
Contactpersoon
Coördinator-expert Dienst Organisatieontwikkeling | Bedrijfsvoering
Veerle Aers
0479663127
Veerle.Aers@stad.gent