Kasreglementen op maat van de bevoegde diensten
Provincie Vlaams-Brabant en lokaal bestuur Oostrozebeke hebben duidelijke richtlijnen over het beheer van hun kasgelden:
- Binnen de provincie is er een duidelijke visie omtrent het beheer van de verschillende kassa’s. Deze visie is vertaald in een aanpak met concrete procedures en richtlijnen welke zijn uitgewerkt in afsprakennota’s die met de verantwoordelijke medewerkers van iedere bevoegde dienst besproken worden.
De afsprakennota’s werden op maat gemaakt (binnen het geheel van de algemene richtlijnen) van de dienst of het domein en bevatten een duidelijke procedure voor de kasverrichtingen. De procedure bestaat uit richtlijnen met betrekking tot de registratie, controle, storting, bewaring, verantwoordelijkheid, toezicht enzovoort. De afsprakennota’s werden ondertekend door de betrokken medewerkers van de dienst of het domein.
- Bij een periodieke onafhankelijke controle gaat de provincie ook na of de afspraken voldoende worden nageleefd door elke dienst. Hiervan maakt een medewerker een verslag met in de conclusie het resultaat van de controle.
- Noot Audit Vlaanderen: Een duidelijk stappenplan of procedure hoe de medewerkers moeten omgaan met een kasverschil is niet opgenomen in het reglement. Dit is echter wel een meerwaarde wanneer een lokaal bestuur een dergelijk reglement voor het omgaan met kasinkomsten opstelt.
Het lokaal bestuur Oostrozebeke heeft verschillende werkinstructies voor haar medewerkers opgemaakt over het kasbeheer waarin een aantal elementen rond kasbeheer in vast worden gelegd, waardoor het voor de betrokken medewerkers duidelijk is wat zij moeten doen en waardoor fouten of fraude beperkt worden:
- Wekelijks vastgelegd bedrag aan wisselgeldprovisie per kassa van het lokaal bestuur;
- Kassa’s die niet rechtstreeks met de boekhouding zijn verbonden, dienen hun geld wekelijks naar een centraal punt te brengen waar de gelden geregistreerd worden;
- Geringe exploitatie-uitgaven tot 1000,00 euro, die onmiddellijk moeten betaald worden aan de leverancier, kunnen vereffend worden via een provisie uit de gemeentekas. De houders van een tijdelijke provisie moeten bij voorkeur onmiddellijk maar ten laatste binnen de twee werkdagen na gebruik ervan het bewijsstuk(ken) bezorgen aan het personeelslid dat in overeenstemming met het besluit van de gemeentesecretaris werd aangesteld om de kasverrichtingen uit te voeren;
- Wijze waarop transacties in de kassen geregistreerd en gestaafd worden;
- Controle door kassabeheerder;
- Wanneer de gelden naar de bank worden gebracht.
Stappenplan voor implementatie
- Ga na hoe de verschillende diensten omgaan met de kasverrichtingen;
- Bepaal een visie omtrent het beheer van de kassa’s;
- Vertaal de visie in een concrete algemene procedure of richtlijnen;
- Stel de procedure/richtlijnen af op de werkmethoden van de verschillende betrokken diensten;
- Bespreek de procedure/richtlijnen met de bevoegde medewerkers van de verschillende diensten;
- Ga periodiek na of de procedure/richtlijnen worden nageleefd door de diensten en stuur bij indien nodig;
- Hou een overzicht op de verschillende procedures/richtlijnen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Maak verschillende procedures/richtlijnen op voor de diensten die op een verschillende manier omgaan met kasverrichtingen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Onregelmatigheden en/of fraude met betrekking tot de kasverrichtingen;
- Onduidelijkheden over het omgaan met kasverrichtingen.
Contactpersoon
Financieel beheerder provincie Vlaams-Brabant
Céline Eynatten
016/26 72 20
celine.eynatten@vlaamsbrabant.be
Financieel directeur Oostrozebeke
Siegfried Masschaele
056/ 67 11 67
Financieel.directeur@oostrozebeke.be