chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Kassa's verbonden aan de boekhouding

    Lokaal bestuur
    Oostrozebeke en Laakdal
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Aankoopproces, Digitalisering, Geldmiddelen

    In diverse lokale besturen zijn één of meerdere kassa’s via softwaresystemen rechtstreeks verbonden met de boekhouding. De kassa-inkomsten en -uitgaven worden digitaal opgeslagen en meteen geregistreerd in de boekhouding. Hierdoor verminderen de risico’s op fouten en fraude en verhogen de transparantie, efficiëntie en de tijdigheid van boekingen. Zowel de boekhouding als de kasverantwoordelijken hebben op deze wijze voldoende zicht op de kassa-verrichtingen (bv. door het rechtstreeks trekken van rapporten uit de systemen, door het afstemmen met de bankafschriften). 

    Het spreekt voor zich dat ook kassa’s die niet rechtstreeks verbonden zijn met de boekhouding voldoende beheerst kunnen worden. De rechtstreekse koppeling maakt het beheer van sommige risico’s evenwel makkelijker. De afweging kan worden gemaakt of de meerkost voor de koppeling opweegt tegen de meerwaarde/winst ten gevolge van de makkelijkere beheersing en transparantie. 

    Stappenplan voor implementatie
    • Inventariseer de kassa’s en bepaal (kosten/baten) op welke manier deze kassa’s beheerd worden (bv. aan de hand van een kasboek, softwaresysteem); 
    • Zoek een softwaresysteem dat voldoen aan de vereisten, werk richtlijnen uit en voer het softwaresysteem in; 
    • Maak afspraken met de kassaverantwoordelijken en de boekhouding over de registraties in de kassen en controles die hierop kunnen worden uitgevoerd; 
    • Voer controles uit op zowel het invoeren van de kassa-inkomsten, de boekhoudkundige registratie en pas eventueel de werkwijze en/of, de producten aan; 
    • Zorg voor een afstemming met de boekhouding en de bankafschriften. 
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Zorg voor functiescheiding in het beheer van het softwaresysteem (bv. niet de medewerker die de kassa beheert kan rechtzettingen doen maar moet dit aanvragen aan een medewerker van de financiële dienst). 
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • Fraude en fouten; 
    • Laattijdige of niet-correcte boekingen; 
    • Continuïteit van de verwerking van de kasverrichtingen. 

    Contactpersonen

    Siegfried Masschaele - financieel directeur Oostrozebeke
    financieeldirecteur@oostrozebeke.be
    056 67 11 67 

    Anja Verlinden - financieel directeur Laakdal
    anja.verlinden@laakdal.be
    013/67 01 10