chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Maandelijkse rapportering over meldingen bij de technische dienst

    Lokaal bestuur
    Rotselaar
    Complexiteit
    laag
    Trefwoorden
    Monitoring, Openbare werken, Opvolgen, Opvolgingsrapportering, Rapportering

    De technische dienst ontvangt dagelijks allerlei meldingen en opdrachten via diverse kanalen (via telefoon, mail, raadsleden etc.). Het is niet alleen relevant voor de technische dienst om een overkoepelend zicht te hebben op alle binnenkomende aanvragen. Ook andere diensten, het managementteam en politici, hebben er baat bij om op een hoog niveau de planning of voortgang van werken mee te kunnen volgen en om tijdig op de hoogte te zijn van eventuele moeilijkheden.

    Lokaal bestuur Rotselaar koppelt maandelijks terug aan het college over de openstaande meldingen van de technische dienst. Deze rapportering wordt gegenereerd uit het meldingssysteem. Per type melding (bv. groenonderhoud en dieren, wegen en fietspaden) wordt er een overzicht gemaakt. Indien nodig verschaffen de dossierverantwoordelijken hierover een bijkomende mondelinge toelichting. Hierdoor vergroot de transparante werking en kan er indien nodig bijgestuurd worden.

    Stappenplan voor implementatie
    • Hou overzichten bij over de inkomende meldingen.
    • Agendeer maandelijks een terugkoppeling  op het college over de openstaande meldingen.
    Tips voor opzet in een organisatie
    • Voer een meldingssysteem in en categoriseer de meldingen.
    • Trek lijsten per type melding uit dit systeem.
    • Rapporteer op een hoog niveau.
    Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
    • De organisatie weet niet of de dienstverlening efficiënt en effectief verloopt.
    • De organisatie voert taken onvoldoende efficiënt uit (bv. te lange doorlooptijd).
    • De organisatie leidt imagoschade doordat de planning, uitvoering of opvolging van werken ondermaats gebeurt.
    • De algemene werking wordt onvoldoende effectief bijgestuurd omdat er geen rekening wordt gehouden met structurele, terugkerende problemen.
    • De organisatie is onvoldoende transparant over de planning of uitvoering van de werken in eigen beheer van de technische dienst.

    Contactpersonen

    Sofie Geens (diensthoofd werken)

    Sofie.geens@rotselaar.be

    +32 16 61 64 32